Menurut Makmal Penulisan Atas Talian Purdue University (OWL), memo ditulis untuk menyerlahkan atau menyelesaikan masalah. Sekolah Perniagaan Universiti Kentucky Utara mengisytiharkan bahawa memo harus menyampaikan banyak maklumat dalam ruang terhad. Bagaimana memo diformatkan bergantung kepada syarikat, tujuan memo dan penerima memo. Memo kakitangan dalaman boleh memberikan maklumat, analisis dan kesimpulan, maklumat mengenai waktu perniagaan atau arahan untuk penggunaan peralatan yang betul.
Perkara yang anda perlukan
-
Kertas
-
Pen dan pensel
Ketahui tujuan asas dan format memo. Memo biasanya dokumen dalaman yang digunakan untuk berkomunikasi dengan kakitangan. Tujuan mungkin termasuk peringatan dasar, permintaan tindakan, melaporkan perubahan atau memberikan pemberitahuan rasmi. Format memo termasuk tajuk, pengenalan, badan, ringkasan dan penutupan. Lampiran dicatat di bahagian bawah dokumen.
Tentukan tujuan memo anda dan yang, jika ada, lampiran akan dimasukkan. Tentukan penerima memo. Seringkali, penyelia dan pengurus menerima salinan memo dan mungkin ada keperluan untuk menyertakan salinan dalam fail. Tentukan apa yang akan dipanggil memo dan sediakan draf kasar. Semak polisi syarikat untuk menggunakan kepala surat yang diluluskan untuk memo.
Lengkapkan tajuk, bermula dengan "Tarikh." Sertakan nama dan tajuk penerima utama dalam bahagian "Kepada". Ini mungkin satu atau lebih orang, atau ia mungkin menentukan sekumpulan orang, seperti semua pengurus akaun. Termasuk dalam bahagian "cc" nama dan tajuk mereka yang akan menerima salinan memo. Termasuk dalam bahagian "Dari" nama dan tajuk orang yang menghantar memo itu. Termasuk dalam seksyen "Subjek" tajuk pendek yang menerangkan tujuan memo.
Sertakan perenggan pengantar yang menerangkan maksud memo, memberikan latar belakang untuk tujuan dan memberikan gambaran keseluruhan tentang apa yang akan diikuti dalam perenggan berikutnya. Termasuk amaran untuk pembaca jika memo mengandungi dasar atau maklumat kritikal yang lain.
Termasuk maklumat dalam badan, atau teks utama, memo yang berkembang pada pengenalan dan gambaran keseluruhan. Sebagai contoh, berikan latar belakang yang membawa kepada perubahan dasar. Pisahkan dan atur perenggan mengikut kandungan. Gunakan perenggan ringkas sepanjang memo. Bahagian ini mungkin satu atau dua perenggan atau beberapa halaman, bergantung kepada tujuan memo.
Masukkan ringkasan dan tutup. Ringkasan mungkin tidak diperlukan untuk memo satu halaman, tetapi ia mungkin berguna dengan dokumen panjang yang mengandungi maklumat atau arahan yang rumit. Tutup dengan berterima kasih kepada pembaca dan menawarkan bantuan anda dalam menjawab soalan atau menjelaskan kandungan memo. Dalam ketiadaan ringkasan, masukkan ringkasan ringkas dalam perenggan penutupan. Memaklumkan pembaca jika kandungan memo itu sulit.
Perhatikan pada akhir memo senarai lampiran yang disebut dalam memo. Gunakan perkataan "Attached" atau "Enclosed" untuk menandakan senarai lampiran. Jangan masukkan lampiran yang tidak dirujuk dalam memo.
Tandakan memo. Penulis memo biasanya memasuki atau menandatangani memo di bahagian tajuk, di sebelah entri "Dari". Memo formal mungkin memerlukan tanda tangan dan garisan tarikh penuh pada akhir dokumen.
Petua
-
Semak salinan memo syarikat untuk mempelajari gaya dan pemformatan. Tanya sama ada kelulusan diperlukan untuk menghantar memo.Sahkan semua maklumat fakta sebelum memasukkannya dalam memo. Mintalah seseorang untuk membaca bukti memo anda.
