Tanggungjawab utama ejen pembelian adalah untuk memastikan bekalan dan kualiti bahan yang diperlukan pada harga terbaik mungkin. Fokusnya adalah mengenai kualiti, ketersediaan material, pelaburan inventori dan harga. Dalam menentukan matlamat, ejen pembelian harus terus memberi tumpuan kepada aktiviti dan metrik yang memacu prestasi yang lebih baik dalam empat bidang ini.
Kualiti
Apa sahaja yang kita beli, kami mengharapkan kualiti. Bahan mesti mematuhi spesifikasi yang berguna. Selalunya kos kualiti yang buruk melebihi kos sebenar bahan tersebut. Kualiti yang buruk boleh mengakibatkan perbelanjaan buruh yang hilang, tuntutan jaminan, mungkin juga kecederaan. Ejen pembelian harus mempunyai metrik kualiti pembekal untuk memastikan bahawa pembekal yang dipilih memenuhi standard. Metrik harus menangkap bilangan produk yang cacat yang diterima daripada pembekal sebagai peratusan dari jumlah produk yang diterima. Matlamat harus diwujudkan dengan setiap pembekal. Nombor-nombor itu perlu diperbaiki setiap tahun.
Ketersediaan Bahan
Dua aspek untuk ketersediaan material patut diukur. Yang pertama memberi tumpuan kepada berapa banyak kekurangan bahan yang berlaku. Ia perlu untuk mengukur ini untuk memahami sama ada ejen pembelian sedang mengarahkan jumlah bahan yang sesuai pada masa yang tepat. Jika tidak, pengurus pembelian perlu campur tangan. jika kedai runcit habis daripada produk dan ia berlaku selama dua jam sekali setiap lima tahun, ia tidak akan menarik perhatian jika ia berlangsung selama tiga hari dan berlaku setiap dua minggu.
Aspek kedua adalah kebolehpercayaan penghantaran pembekal. Ini diukur dengan membandingkan penghantaran pembekal terhadap pesanan pembelian. Sekiranya pembekal mengangkut kuantiti tepat pada masanya, pesanan itu dianggap "sempurna". Jika tarikh kuantiti atau penghantaran tidak sepadan dengan pesanan pembelian, ini akan dikira sebagai "terlepas". Seperti kualiti, matlamat harus memenuhi objektif syarikat dan menunjukkan peningkatan yang berterusan.
Pelaburan Inventori
Walaupun ejen pembelian bertanggungjawab untuk memastikan bekalan yang mencukupi berada di tangan, adalah penting bahawa mereka juga bertanggungjawab untuk menyimpan inventori yang rendah. Beberapa syarikat mempunyai sumber tidak terhad untuk melabur dalam inventori. Oleh itu, ejen pembelian mesti memastikan bahawa jumlah nilai inventori disimpan dalam had. Pengukuran yang paling biasa untuk keberkesanan inventori adalah giliran inventori. Inventori bertukar langkah berapa kali dalam satu tahun inventori sepenuhnya diserahkan. Sebagai contoh, terdapat produk yang syarikat menggunakan 12,000 unit setahun. Untuk produk yang sama terdapat 1,000 inventori pada setiap masa. Inventori yang dihitung bertukar item ini akan menjadi 12 (12,000 dibahagi dengan 1,000). Kadar pusingan 12 menunjukkan bahawa inventori itu bertukar sekali setiap bulan, atau 12 kali setahun. Lebih tinggi kadar pusingan, inventori yang lebih berkesan sedang digunakan.
Harga
Dalam pembelian, perbezaan antara kos standard yang berkaitan dengan item dan harga sebenar yang dibayar dipanggil variance harga pembelian, atau PPV. PPV adalah biasa yang boleh diukur untuk ejen pembelian untuk memahami seberapa baik atau kurang yang dilakukan ejen itu berbanding dengan standard kos. Untuk memacu PPV yang menggalakkan, ejen pembelian akan melibatkan pembekal untuk membuang kos dari rantaian bekalan. Sebagai contoh, contohnya ejen pembelian akan mengurangkan harga dengan membeli dalam saiz lot yang lebih besar, atau jika agen pembelian dapat mencari sumber alternatif yang boleh membekalkan pada harga yang lebih baik.
