Walaupun Digital Age mencipta kertas kurang, permintaan penyimpanan elektronik meningkat. Garis panduan yang ditubuhkan oleh pasukan pengurusan maklumat organisasi untuk membuat, mengakses, menyimpan dan akhirnya memusnahkan rekod menentukan syarat-syarat kitaran hayat rekod elektronik. Kitaran hidup rekod elektronik termasuk penciptaan, penggunaan, penyimpanan dan pelupusan untuk kebanyakan entiti perniagaan dan kerajaan. Sesetengah organisasi mengarkibkan rekod tertentu yang dianggap tidak ternilai, sebagai fasa terakhir kitaran hayat apabila mereka tidak dimusnahkan.
Ciptaan
Salah satu cabaran terbesar bagi sistem pengurusan elektronik adalah untuk mendokumenkan rekod baru dengan cara yang logik dan konsisten untuk penggunaan, pengambilan semula dan penyimpanan masa hadapan. Apa yang menjadi rekod ditubuhkan oleh manual dasar organisasi yang ditulis dengan undang-undang persekutuan dan negeri dalam fikiran. Sekiranya dikenalpasti dengan betul pada permulaan kitaran hayat, rekod mudah dicapai sehingga kegunaan rekod tamat dan ia musnah. Bergantung pada organisasi, sesetengah rekod dicipta secara automatik oleh sistem apabila data tertentu dimasukkan ke dalam komputer. Sistem lain memerlukan individu untuk membuat rekod secara manual.
Guna
Sebaik sahaja rekod dibuat secara elektronik, ia diedarkan secara normal dan digunakan sebagai alat maklumat untuk tujuan perniagaan atau kerajaan. Atas sebab ini, rekod disimpan dalam repositori untuk akses mudah. Semasa aktif, kebanyakan rekod digadaikan, tetapi diakses melalui pangkalan data dengan mengenal pasti maklumat yang menandakan rekod tersebut.
Penyimpanan dan Penyelenggaraan
Selepas fail telah digunakan dan tidak lagi diperlukan secara tetap, rekod sering disimpan sebagai tidak aktif. Rekod mesti disimpan untuk akses sebelum dimusnahkan mengikut peraturan yang dinyatakan sebagai dasar organisasi. Sebahagian daripada sebab penekanan terhadap penyimpanan yang betul berkaitan dengan isu privasi. Dasar organisasi yang berhemah menujukan keselamatan sebagai sebahagian besar penyelenggaraan rekod yang bertanggungjawab.
Pelupusan
Rekod mesti boleh diakses untuk beberapa tahun untuk mematuhi undang-undang persekutuan dan negeri. Kebanyakan dasar organisasi mengenai pengekalan dan pelupusan rekod menggunakan undang-undang persekutuan dan negeri sebagai syarat minimum untuk penyimpanan rekod. Perniagaan menyimpan rekod untuk tujuan litigasi, sekiranya mereka terpaksa mempertahankan tindakan perniagaan tertentu yang telah diambil pada masa lalu. Bagaimana rekod dilupuskan adalah amat penting. Oleh kerana fail elektronik boleh dipulihkan dengan tangan pakar, adalah penting bahawa fail elektronik akan dipadam tanpa cara yang mungkin untuk mendapatkan maklumat tersebut.
