Bagi kebanyakan perniagaan, penghantaran dan penerimaan faks adalah kejadian harian. Faks sangat umum, mudah untuk tergelincir dalam komunikasi kasual. Berikutan beberapa langkah mudah akan membantu untuk memastikan faks anda kelihatan profesional. Mempraktikkan etika faks yang betul akan memastikan perniagaan anda mengekalkan reputasi profesional yang anda telah bekerja keras untuk dibina.
Menghantar Fax
Sentiasa ingat dokumen faks adalah proses perniagaan. Oleh itu, perhatikan garis panduan asas ini:
-
Sentiasa sertakan halaman sampul, bebas dari sebarang maklumat atau karya seni yang tidak diperlukan. Termasuk di dalam helaian helaian nama dan maklumat hubungan anda, jumlah halaman (termasuk helaian faks), penerima yang dimaksudkan dan maklumat lain yang berkaitan. Ingat, penerima faks bukanlah satu-satunya orang yang melihat dokumen itu, jadi pastikan untuk menyimpan lembaran faks profesional.
-
Selepas menghantar faks anda, buat panggilan susulan kepada penerima. Ini tidak memerlukan perbincangan mendalam tentang apa yang faks terkandung. Anda hanya mengesahkan bahawa faks telah diterima. Adalah sesuai dalam perbualan ini untuk membolehkan orang mengetahui bahawa mereka bebas untuk memanggil anda dengan sebarang soalan susulan kepada bahan-bahan faks pada kemudahan mereka.
-
Gunakan budi bicara semasa memfaks maklumat sensitif atau sulit. Sekiranya anda menghantar maklumat peribadi, hubungi sebelum ini untuk membolehkan individu mengetahui bahawa anda menghantar faks terlebih dahulu. Salah satu cara untuk mengelakkan masalah jenis ini ialah dengan menggunakan perkhidmatan faks dalam talian. Perkhidmatan ini menghantar faks terus ke komputer peribadi.
-
Berhati-hati dengan menghantar bahan yang tidak diminta. Semua orang yang bekerja di pejabat mengetahui betapa menjengkelkan iklan-iklan tersebut untuk insurans kesihatan yang lebih rendah dan perjalanan diskaun ke Hawaii boleh. Jika anda menghantar faks yang tidak diminta kepada pelanggan anda, berbuat demikian hanya pada kesempatan yang jarang berlaku apabila ia dijamin. Sekiranya anda mendapat permintaan daripada penerima yang meminta supaya tidak menerima faks tersebut, hormati kehendak mereka dan hapuskannya dari senarai anda.
Mengisi Faks
Sama seperti menghantar faks, terdapat peraturan etika di sekitar menerima faks juga:
-
Hormati privasi faks sulit yang diterima. Jangan berkongsi maklumat peribadi dengan rakan sekerja anda yang bertujuan semata-mata untuk tontonan anda.
-
Jangan biarkan faks sensitif terletak di mana orang lain berpotensi melihatnya. Rawat faks seperti mana-mana dokumen rahsia lain.
-
Jika anda menerima kesilapan faks, biarkan pengirim mengetahui dengan memberi mereka panggilan. Biasanya, anda diminta memusnahkan mana-mana faks yang diterima secara kesilapan.
