KPI adalah "petunjuk prestasi utama." Petunjuk ini adalah tolok-tolok yang membantu mereka dalam pengurusan perniagaan menentukan sejauh mana (atau jauh) syarikat atau jabatan adalah dari mencapai matlamat yang telah ditetapkan atau set matlamat. Menulis KPI boleh membantu pengurus dan pekerja melihat apa yang perlu dilakukan dan mendorong mereka untuk mencapai matlamat ini. Proses penulisan KPI dalam dan dari dirinya sendiri tidak sukar. Walau bagaimanapun, mewujudkan KPI yang berkesan memerlukan pertimbangan.
Tulis KPI sebagai ringkas, dokumen individu. Setiap KPI sepadan dengan kategori, jabatan atau projek tertentu. Sebagai contoh, satu KPI boleh ditulis dengan menargetkan kepuasan pelanggan, sementara yang lain mungkin ditujukan kepada kos overhead.
Mulakan dokumen KPI dengan tajuk yang menentukan tujuan KPI. Pastikan ia sebagai ringkas dan spesifik yang mungkin. Satu atau dua ayat sudah memadai. Sebagai contoh, KPI untuk kepuasan pelanggan mungkin mempunyai tajuk, "Meningkatkan Kepuasan Pelanggan."
Senaraikan tujuan KPI. Adalah penting bagi kedua-dua pihak pengurusan dan kakitangan untuk mengetahui mengapa mereka harus berusaha untuk mencapai matlamat tertentu, atau mengapa prestasi ini perlu diukur. Jelaskan secara ringkas bagaimana mencapai matlamat yang ditentukan atau masa pembalakan yang dibelanjakan untuk tindakan akan memberi manfaat.
Tentukan bagaimana KPI akan diukur. Termasuk kekerapan pengukuran serta jangka masa yang akan berlaku. Contohnya, jika anda menulis KPI mengenai kepuasan pelanggan, anda mungkin melaksanakan tinjauan telefon yang berlaku selepas setiap panggilan dan akan berlangsung selama tempoh 3 bulan.
Tetapkan matlamat sasaran. Tentukan matlamat yang boleh diukur dan boleh diukur. Ia harus memberikan hasil yang diingini, seperti peratusan tertentu dalam tempoh masa tertentu.
