Indikator prestasi utama (KPI) digunakan oleh perniagaan untuk mengukur kemajuan. Selepas organisasi menganalisa misinya, mengenal pasti pemegang kepentingan dan menentukan matlamatnya, ia sering mengembangkan KPI untuk memantau matlamat ini. Pengukuran ini sering dipersetujui oleh pihak pengurusan. KPI berbeza dari perniagaan ke perniagaan, tetapi semuanya disasarkan untuk mencapai matlamat organisasi. Beberapa KPI boleh memfokuskan perhatian pihak berkepentingan untuk mencapai misi organisasi. Setiap KPI boleh mempunyai tiga atau empat subseksyen yang bergabung untuk menyumbang kepada ukuran keseluruhan kejayaan.
Tetapkan KPI khusus untuk perniagaan anda. Jika anda bertanggungjawab untuk mengurus sebuah sekolah, misalnya, anda boleh menetapkan KPI anda untuk menyasarkan kadar tamat pengajian atau markah ujian piawai standard. Dengan membandingkan operasi anda dengan orang lain, anda boleh menentukan dengan lebih mudah apa matlamat anda. Tetapkan KPI anda kepada bilangan panggilan telefon yang dijawab setiap saat, sebagai contoh, jika anda menjalankan jabatan perkhidmatan pelanggan. Sasarkan KPI anda kepada jumlah pelanggan yang dibantu setiap tahun jika anda menjalankan organisasi perkhidmatan sosial, sebagai contoh lain.
Kraf KPI anda untuk mencerminkan matlamat organisasi anda. Matlamat ini mesti menjadi kunci kejayaan perniagaan anda dan ia mesti diukur. Contohnya, nyatakan bilangan pelanggan yang ingin anda hasilkan dalam masa tertentu. Jika matlamat anda adalah untuk meningkatkan jualan, tentukan sama ada anda ingin mengukurnya dalam unit yang dijual, atau hasil yang dihasilkan, sebagai contoh. Pantau dan tukar sasaran KPI yang anda lihat patut, apabila anda semakin dekat dengan mencapai matlamat anda.
Ukur KPI anda terhadap organisasi-organisasi lain dalam industri anda. Sebagai contoh, jika matlamat anda adalah untuk mencapai hasil yang paling banyak dalam industri anda, anda mungkin mahu menetapkan sasaran anda lebih tinggi daripada apa yang dilaporkan oleh persaingan anda. Pastikan KPI anda difahami oleh setiap pemegang kepentingan dalam kumpulan anda. KPI yang mudah dan khusus, seperti mengurangkan perolehan pekerja sebanyak 5 peratus setahun, dapat difahami dengan mudah.
Gunakan penunjuk prestasi jenis yang sama dari tahun ke tahun, walaupun seperti disebutkan dalam Langkah 2, anda boleh menyesuaikan sasaran khusus anda dalam setiap KPI. Dengan menggunakan KPI yang sama, anda boleh memahami dengan lebih dekat keupayaan organisasi anda untuk mencapai matlamat tertentu. Anda juga akan dapat menyesuaikan matlamat anda untuk menjadikannya realistik. Juga pastikan KPI anda mencerminkan faktor kejayaan kritikal.
