Tiada operasi perniagaan yang sempurna. Kemungkinan, pada satu ketika dalam kerjaya anda, anda mungkin menghadapi masalah yang perlu ditangani dengan tahap pengurusan yang lebih tinggi. Banyak syarikat menggalakkan penggunaan laporan aduan sebagai kaedah yang betul secara rasmi menyatakan aduan. Laporan ini biasanya digunakan untuk menangani transaksi atau syarat yang tidak memuaskan mengenai syarikat. Menulis laporan aduan dengan betul adalah kunci untuk mendapatkan perhatian anda dan masalahnya diperbaiki.
Alamat latar belakang keadaan. Beri maklumat penting seperti kedudukan anda dan alasan anda untuk menulis. Nyatakan sebab ketidakpuasan anda dengan ringkas.
Ikuti latar belakang dengan huraian masalah yang lebih terperinci. Laporkan fakta objektif. Huraikan kesan akibat dari masalah tersebut.
Berkomunikasi dengan apa yang anda anggap sebagai penyelesaian yang memuaskan. Jelaskan apa yang anda harapkan pihak lain lakukan untuk memperbaiki keadaan.
Tambah amaran jika anda merasa perlu. Anda mungkin mahu mengomunikasikan akibat sekiranya pihak lain tidak mengambil bahagian dalam menyelesaikan masalah tersebut. Langkah ini adalah pilihan, berdasarkan hubungan anda dengan pihak yang lain dan keterukan masalah.
Berakhir dengan kesimpulan yang sopan yang menyatakan pandangan optimis anda terhadap keadaan. Berkomunikasi dengan rasa ingin menyelesaikan masalah itu untuk memberi manfaat kepada kedua belah pihak.
Petua
-
Ingatlah untuk menggunakan kesopanan sepanjang surat itu. Menahan diri dari menghina pihak lain atau membingungkan bermusuhan.
