Perolehan projek adalah membeli atau menjual produk atau perkhidmatan untuk melaksanakan pelbagai kerja seperti yang ditakrifkan dalam dokumen projek. Terdapat beberapa langkah untuk memastikan bahawa ini dilakukan dengan betul. Menurut piawaian yang diiktiraf di peringkat global yang ditetapkan oleh Institut Pengurusan Projek (PMI) dalam buku "Panduan kepada Badan Pengurusan Projek Pengetahuan" (PMBOK), terdapat enam kumpulan proses yang berkaitan secara langsung dengan Pengurusan Perolehan. Kumpulan proses ini termasuk setiap aspek kontrak dari mengumpulkan maklumat untuk menutup kontrak.
Rancang Perolehan
Proses Perancangan Projek berlaku dalam fasa Perancangan sesuatu projek. Dalam proses ini, PM bekerja dengan pasukan untuk merancang apa yang akan dibeli dan / atau diperoleh. Alat dan teknik yang digunakan adalah analisis membuat-atau-beli, penilaian ahli dan jenis kontrak. Objektifnya adalah untuk menjadi berpendidikan yang mungkin dalam semua kemungkinan. Apabila proses ini selesai, pasukan PM dapat mula menyempitkan maklumat penting.
Rancang Kontrak
Rancang Kontrak dapat didefinisikan sebagai menggunakan maklumat dari fasa Pengadaan Rencana untuk mempersempit maklumat dan mengenal pasti calon penjual. Ini berlaku dalam fasa Pelaksanaan projek. Alat dan teknik yang digunakan semasa proses ini adalah bentuk standard dan penghakiman ahli.
Minta Maklumbalas Penjual
Mengurus Perolehan berlaku dalam fasa Pelaksanaan suatu projek. Pasukan PM telah membentuk gambaran yang jelas tentang apa yang diperlukan untuk melaksanakan projek itu. Pasukan mengumpulkan dan meninjau tawaran, tawaran dan cadangan untuk membuat keputusan yang bermaklumat. Alat dan teknik yang digunakan semasa proses ini termasuk persidangan pembida, pengiklanan dan senarai penjual yang layak.
Pilih Penjual
Setelah pasukan memutuskan, mereka memilih penjual dan memulakan rundingan kontrak. Terdapat beberapa alat dan teknik untuk proses ini. Mereka termasuk sistem berat, anggaran bebas, sistem pemeriksaan, rundingan kontrak, sistem penarafan penjual, penilaian pakar dan teknik penilaian cadangan. Alat dan teknik ini membantu pasukan menimbang semua faktor dan membuat keputusan yang tepat.
Pentadbiran Kontrak
Menguruskan kontrak yang berlaku semasa Fasa Pengawasan dan Pengawalan projek. Di sinilah kerja dilakukan. Fungsi utama PM adalah untuk menguruskan hubungan antara pembeli dan penjual dan memastikan kewajiban dan syarat kontrak dipenuhi. Alat dan teknik yang digunakan semasa proses ini adalah sistem kawalan perubahan kontrak, ulasan prestasi pembeli yang dijalankan, pemeriksaan dan audit, pelaporan prestasi, sistem pembayaran, pentadbiran tuntutan, sistem pengurusan rekod dan teknologi maklumat.
Penutupan Kontrak
Proses Penutupan Kontrak berlaku dalam Fasa penutup projek. Kerja telah dilakukan dan sekarang pasukan akan menutup sebarang isu terbuka serta mengkaji semula kontrak untuk memastikan semua terma dipenuhi dan sebarang perubahan yang diminta semasa projek selesai dan mencerminkan pindaan kepada kontrak. PM akan menggunakan dua alat dan teknik untuk proses ini, audit perolehan dan sistem pengurusan rekod. Mengekalkan rekod pelajaran yang dipelajari akan membantu projek-projek masa depan.
