Laporan status projek mengawal dokumen untuk sesiapa yang cuba mengurus projek, sama ada tugas tunggal atau yang melibatkan ratusan orang melalui beberapa lokasi. Laporan status projek berfungsi sebagai ringkasan ringkas tentang kemajuan projek, tarikh penyelesaian yang diharapkan dan apakah tindakan yang telah diambil kepadanya sejak laporan status projek terakhir dikumpulkan. Ia membantu pengurus mengekalkan tugas di landasan dan mengenal pasti masalah yang cukup awal untuk menghasilkan penyelesaian bermakna.
Ringkasan Projek
Laporan status projek biasanya bermula dengan penerangan ringkas mengenai elemen penting projek. Perenggan atau blok ini mengenal pasti nama projek, tarikh laporan, yang bertanggungjawab terhadap projek atau jabatan pengurusannya dan penyataan objektif projek. Ia juga mungkin termasuk maklumat hubungan, seperti nombor telefon atau alamat e-mel kepada ahli pasukan projek utama. Bahagian ini tidak mungkin banyak berubah semasa projek dijalankan dan sering disalin dari satu laporan status ke seterusnya dengan hanya tarikh yang dikemas kini.
Deliverables
Suatu bahagian yang menerangkan hasil projek adalah kunci kepada laporan status projek. Bahagian ini hendaklah menyenaraikan hasil yang boleh dibekalkan dan memberi status semasa mereka dalam satu atau dua perkataan. Sebagai contoh, lembaran projek pelancaran produk mungkin mempunyai penghantaran seperti pengiklanan cetak, parti pelancar vendor, paparan pameran perdagangan dan ciptaan harga. Di sebelah setiap penyerahan, pengurus projek harus menulis perkara seperti "lengkap" atau "diperintahkan" atau "di pencetak." Ini berfungsi sebagai ringkasan projek dengan tugas-tugas yang lebih terperinci yang disenaraikan di bahagian garis masa.
Garis masa
Garis masa tugas adalah elemen laporan status projek yang sering mendapat perhatian yang paling. Bahagian ini perlu kerja terperinci yang telah siap sejak laporan status projek terakhir, kerja apa yang akan berlaku dalam tempoh dan tarikh berikutnya apabila tugas dijangka selesai. Banyak laporan status projek membentangkan ini dalam grid dengan tarikh yang diberikan untuk jangkaan penyelesaian dan penyempurnaan yang sebenar. Ramai pengurus projek memilih untuk mewarnakan bahagian ini dengan warna yang berbeza yang mewakili tugas yang mengikut jadual, lebih awal dari jadual, di belakang jadual, selesai atau ditunda.
Nota, Cadangan dan Penjelasan
Laporan status projek juga perlu menyenaraikan mana-mana bendera merah, menukar permintaan atau cabaran yang dihadapi oleh projek. Ini adalah tempat untuk menyenaraikan mana sumber tambahan mungkin diperlukan atau di mana tarikh penghantaran akan berubah. Bahagian ini juga boleh melaporkan bagaimana peristiwa yang tidak dijangka mempengaruhi projek, seperti masalah perisian, penghantaran lewat dari vendor atau bekalan yang rosak. Beberapa pengurus projek akan memisahkan seksyen ini daripada laporan dan menyenaraikannya dalam dokumen diskret yang mereka lampirkan ke laporan status projek.
