Ketika tuan tanah mengubah kakitangan pejabat, sangat membantu menasihati penyewa perubahan tersebut, terutama staf yang sering berinteraksi dengan penyewa. Adalah mudah untuk menasihati penyewa kakitangan dan perubahan penting lain melalui surat.
Kumpulkan senarai nama dan alamat semua penyewa yang akan dipengaruhi oleh perubahan tersebut. Sebagai contoh, jika anda menyewa ruang di beberapa lokasi dan dengan itu mengendalikan lebih daripada satu pejabat sewa, anda hanya perlu menyampaikan perubahan dengan penyewa yang berurusan dengan pejabat sewaan di mana perubahan itu berlaku. Sekiranya anda mempunyai satu pejabat sahaja, sudah tentu, maklumkan semua penyewa.
Sediakan surat di atas kepala surat syarikat menjadikannya "rasmi," dan tarikh itu untuk tarikh anda menjangkakan kebanyakan surat diedarkan. Gunakan teknologi pengemaskinian untuk memperibadikan setiap huruf, atau anda boleh menggunakan format yang lebih umum dengan mengarahkan setiap huruf "Penghantar yang dihormati."
Isi surat itu sepatutnya pendek dan perniagaan, dan secara amnya harus mengambil dua perenggan kandungan, ditambah perenggan penutupan. Laporkan perubahan kakitangan dalam perenggan pertama. Jika pekerja baru akan menganggap semua tugas pekerja yang berlepas, katakan demikian, menyenaraikan tugas: "Jennie Smith akan meninggalkan firma itu pada 12 Mac dan akan digantikan oleh Mary Jones, yang akan bertanggungjawab atas aduan, penyelenggaraan penyelenggaraan permintaan, mengumpul sewa dan menjawab semua soalan yang berkaitan."
Sebaliknya, jika tugas-tugas yang dahulu dilakukan oleh pekerja yang berlepas itu akan diedarkan di kalangan kakitangan sedia ada dan / atau baru, menjadikannya jelas dalam perenggan pertama; contohnya: "Jennie Smith akan meninggalkan firma itu pada 12 Mac dan akan digantikan oleh Mary Jones, yang akan bertanggungjawab atas aduan dan permintaan penyelenggaraan penyewa. Joe White akan bertanggungjawab mengutip sewa dan menjawab semua soalan yang berkaitan."
Dalam perenggan kedua, masukkan semua tarikh yang berkaitan; Dalam banyak kes, contohnya, seorang pelari meninggalkan pada hari Jumaat dan laporan pengganti pada hari Isnin berikutnya. Dalam kes-kes lain, terdapat tempoh yang singkat bertindih sementara kakitangan yang berlepas melatih yang baru. Tutup perenggan kedua dengan menyatakan bahawa dari tarikh perubahan ke hadapan, semua soalan, komen dan masalah yang berkaitan harus diarahkan kepada orang yang baru bertanggungjawab untuk mereka, dan menamakannya sekali lagi. Sebagai contoh, "Mulai 15 Mac, sila hubungi aduan dan permintaan penyelenggaraan kepada Mary Jones, dan hubungi Joe White untuk apa-apa kaitan dengan sewa."
Dalam perenggan terakhir, beritahu penyewa bahawa mereka harus berasa bebas untuk menghubungi anda dengan sebarang kebimbangan, komen, atau pertanyaan. Tandat huruf "Yang ikhlas," diikuti dengan nama anda.
Petua
-
Tuan-tuan tanah atau kakitangan mereka boleh menyerahkan atau mel; Secara bergantian, mereka boleh diedarkan dengan resit sewa.
Menentang keinginan untuk menjadi berantakan dan memberi maklumat yang terlalu banyak, walaupun perkara itu jelas. "Jennie Smith pergi untuk mempunyai bayi," atau "Jennie Smith akan berkahwin dan akan berbulan madunya, dan kemudian akan keluar dari negeri" kedua-duanya adalah contoh memberikan maklumat yang terlalu banyak. Biarkan Jennie berkongsi maklumatnya dengan siapa yang dia pilih, dan menyekat surat anda untuk apa yang diperlukan untuk perniagaan.
