Mendokumentasikan tindakan yang diambil semasa mesyuarat membolehkan topik dan keputusan penting dikenang selama bertahun-tahun yang akan datang. Semua interaksi utama dalam mesyuarat perlu direkodkan, termasuk apabila gerakan dibuat - walaupun usul akhirnya gagal.
Tujuan Minit Mesyuarat
Minit mendokumenkan keputusan dan perbincangan yang berlaku semasa mesyuarat. Sebagai rekod bertulis, minit juga boleh berfungsi sebagai dokumentasi undang-undang mesyuarat itu. Apa-apa jenis mesyuarat boleh merakam minit, dari Lembaga Pengarah korporat formal kepada mesyuarat kakitangan organisasi kepada mesyuarat komuniti mengenai dasar-dasar awam.
Mengambil Minit Mesyuarat
Kemahiran organisasi, pendengaran dan pengambilan nota yang luar biasa memberi pinjaman dengan baik untuk merakam minit-minit di mesyuarat. Tidak semuanya dikatakan semasa mesyuarat perlu didokumenkan; sebaliknya, fokus pada perkara utama, seperti:
- Tarikh, masa dan lokasi mesyuarat
- Senarai peserta
- Topik utama dibincangkan
- Motions made
- Keputusan yang telah dimuktamadkan
- Tindakan selesai
- Apa-apa langkah yang perlu digubal sebelum mesyuarat seterusnya
Gerakan Gagal
Apabila peserta mesyuarat ingin memperkenalkan perkara untuk dipertimbangkan, usul dibuat. Selalunya usul perlu dipinjamkan - yang bermaksud bahawa peserta lain bersetuju perkara itu perlu dipertimbangkan - untuk memacu gerakan itu ke hadapan dan dibincangkan. Jika usul itu tidak dipinjamkan, ia dipanggil a usul gagal. Walau bagaimanapun gerakan yang gagal harus didokumenkan dalam minit itu. Tulis siapa yang membuat gerakan itu, apa gerakan itu terdiri daripada, dan ia gagal. Sebagai contoh, satu kaedah rakaman ini mungkin kelihatan seperti:
- Gerakan: Semua komputer di perpustakaan perlu diganti dengan model baru dan terkini. Gerakan yang diperkenalkan oleh Bill Smith. Gerakan tidak dipinjamkan; gerakan gagal.
Gerakan yang dipinjamkan masih boleh gagal jika mereka tidak mempunyai cukup undi. Selepas usul dipinjamkan dan bergerak ke hadapan, peserta mesyuarat membahaskan isu ini di tangan. Pergerakan gagal jika majoriti pengundi tidak memihak kepada isu ini. Ini perlu direkodkan dalam minit seperti berikut:
- Gerakan: Semua komputer di perpustakaan perlu diganti dengan model baru dan terkini. Gerakan yang diperkenalkan oleh Bill Smith. Gerakan dipinjamkan oleh Bob Jones. Undi 5-2 melawan; gerakan gagal.
