Manual dasar dan prosedur adalah dokumen bertulis yang memerinci peraturan organisasi dan cara tertentu yang harus dijalankan. Ini merangkumi segala-galanya dari pandangan umum organisasi kepada butir-butir cara memproses surat masuk. Beberapa idea asas untuk panduan dasar dan prosedur akan membuat manual lebih berguna kepada pekerja.
Kumpulkan maklum balas daripada jabatan
Sebelum menulis manual rasmi untuk organisasi, anda harus menerima maklum balas dari semua jabatan yang berbeza mengenai dasar dan prosedur mereka. Walaupun tidak ada manual dasar dan prosedur formal, jabatan mungkin mempunyai dasar tidak rasmi mereka sendiri, memo dan buku panduan yang bertaburan. Manual dasar dan prosedur, melainkan jika ia ditulis untuk perniagaan atau organisasi baru, harus mengambil kira bagaimana jabatan telah dijalankan. Memperkenalkan dasar dan prosedur yang benar-benar baru berpotensi memperlahankan pengeluaran kerana keluk pembelajaran. Sebaliknya, fikirkan manual dasar dan prosedur sebagai tempat untuk menyatukan semua dasar dan prosedur tidak rasmi ke satu tempat untuk mengelakkan kekeliruan.
Walau bagaimanapun, ini bukan peraturan mutlak. Salah satu manfaat menulis manual dasar dan prosedur ialah memberi anda peluang untuk mengkaji keberkesanan kerja organisasi. Apabila menulis manual, berbincang dengan pengurus dan pekerja di jabatan yang berlainan untuk melihat sama ada mana-mana dasar dan prosedur yang sedang mereka bekerjasama adalah rumit, sukar atau tidak konsisten. Jika ya, anda mungkin ingin mengadakan mesyuarat untuk membincangkan cara kerja yang lebih cekap sebelum menyelesaikan manual.
Berbeza antara dasar dan prosedur
Polisi termasuk peraturan umum yang menggambarkan apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan, dan ini adalah dari falsafah kepada spesifik. Sebagai contoh, dasar boleh menjadi "kami mesra alam," atau "menyerahkan semua permintaan masuk ke Jabatan Kemasukan." Prosedur menerangkan proses langkah demi langkah untuk menjalankan dasar. Apabila mencipta dasar dan prosedur manual, membezakan antara kedua dengan membuat tajuk dasar dan prosedur setiap subheadings atau senarai dasar. Ini akan membolehkan manual itu diselaraskan dengan cepat oleh pekerja yang ingin mencari maklumat khusus tentang bagaimana dasar harus dijalankan.
Bersih dan spesifik
Apabila menulis manual dasar dan prosedur, anda mungkin perlu kerap mengkaji semula kerja anda untuk memotong mana-mana jargon, ayat rumit dan arahan tidak jelas. Cuba simpan ayat hingga 15 perkataan atau kurang. Elakkan lari atau ayat yang boleh ditafsirkan dalam lebih daripada satu cara. Daripada memberi arahan seperti, "proses semua invois dan hantar borang kepada pengurus," huraikan prosedur untuk memproses invois dan berikan nama borang tertentu untuk dihantar kepada pengurus.
Anda mungkin ingin mempunyai satu atau lebih pekerja meninjau manual dasar dan prosedur untuk memeriksa mana-mana bahagian yang mereka mengalami kesukaran.
Semak dan kemas kini dengan kerap
Manual dasar dan prosedur adalah dokumen yang hidup. Untuk memastikan ia berguna, semak semula dan kemas kini dengan kerap jika perlu. Pegang satu mesyuarat sekali setiap tahun untuk melihat apakah perubahan perlu dibuat kepada manual dasar dan prosedur. Ini termasuk cara baru untuk melakukan kerja, menuliskan perenggan yang sukar atau mengelirukan dan menyumbang saran untuk membuat manual lebih berguna, seperti dengan menambahkan lebih banyak maklumat atau pengekodan warna bab yang berlainan.
Elakkan daripada memasukkan maklumat sensitif masa seperti nama kenalan, nombor telefon individu dan URL laman web ke dalam dasar. Daripada merujuk kepada orang atau tajuk tertentu dalam manual, rujuk kepada nama jabatan. Ini akan membantu memastikan manual dasar dan prosedur tetap relevan lebih lama.
