Pengurusan kontrak adalah amalan memastikan parameter kontrak dipatuhi mengikut garis panduan yang digariskan dalam kontrak itu sendiri. Oleh yang demikian, pengurusan berterusan kitaran hayat kontrak perlu dipatuhi untuk memastikan kontrak dipenuhi dalam konteks yang betul. Jenis kontrak yang diuruskan, dari kontrak pekerjaan hingga kontrak pembinaan, semuanya boleh diuruskan dengan betul dengan mengikuti metodologi yang sama.
Bacalah kontrak secara keseluruhannya. Serlahkan mata data utama termasuk bingkai masa dan tarikh akhir. Tandakan tarikh kritikal dalam kalendar atau aplikasi penjadualan yang lain untuk memastikan bahawa masa siap disasarkan difahami dan dipantau. Sorot bidang utama kontrak yang menyenaraikan tugas pekerjaan dan tanggungjawab kontrak keseluruhan bagi kakitangan utama yang dinamakan dalam kontrak. Sebagai contoh, kontrak pembinaan bangunan baru akan menamakan mandor sebagai titik hubungan dan pihak yang bertanggungjawab untuk memastikan semua kerja subkontrak siap pada masanya.
Jadualkan kemas kini mesyuarat dan temu janji dengan baik terlebih dahulu setiap tarikh jatuh tempo yang digariskan dalam parameter kontrak. Pastikan anda mempunyai pertemuan tatap muka atau telefon dengan orang yang bertanggungjawab untuk mengemaskini anda mengenai kemajuan keseluruhan kontrak. Gunakan mesyuarat interim sebagai cara untuk mengukur kemajuan keseluruhan kontrak dan untuk menangani isu dan kebimbangan apabila timbul.
Terangkan nota-nota yang terperinci tentang siapa yang bercakap dengan, bila dan di mana untuk semua pihak yang terlibat dalam menjalankan kontrak. Daftar masuk dengan pihak yang terlibat secara tetap dan rutin. Hantar e-mel atau telefon sekali seminggu untuk memastikan perkara-perkara yang beroperasi menurut jadual yang digariskan dalam konteks kontrak akhir.
Sediakan semua pengurus dan subkontraktor yang terlibat dalam kontrak menghantar anda senarai kemas kini terperinci setiap minggu. Sediakan kemas kini melalui e-mel, faks atau mel tradisional untuk mengekalkan jejak kertas semua kemajuan kontrak. Simpan semua surat-menyurat di lokasi yang selamat dan mudah diakses.
Mengekalkan senarai bahan yang digunakan dengan tepat dan berterusan, bahan yang diperlukan, penghantaran dan penerimaan jadual, jadual kerja kontrak, jam buruh yang ditanggung untuk penyelesaian kontrak dan semua data lain yang memberi impak kepada anggaran kontrak. Mengkaji, menilai dan menilai belanjawan kontrak setiap empat hingga enam minggu untuk mencari cara untuk mengurangkan kos dan meningkatkan produktiviti.
Pegang mesyuarat tambahan untuk membincangkan kontrak apabila timbul masalah atau masalah yang dihadapi. Jangan tunggu kebimbangan untuk menjadi isu utama, cuba tolak masalah yang lebih besar dengan mencari penyelesaian awal dalam proses.
Petua
-
Simpan semua maklumat kontrak dalam fail terpusat.
Amaran
Jangan memintas parameter kontrak atau melanggar kontrak dengan apa-apa cara.
