Pekerja yang membayar perbelanjaan perniagaan yang diluluskan dari dana mereka sendiri biasanya boleh mengharapkan pembayaran balik dari majikan mereka. Untuk memudahkan penggantian dan menjamin bahawa kos telah ditempah dengan tepat di dalam lejar syarikat, pekerja dijangka mengemukakan laporan terperinci mengenai semua perbelanjaan yang tidak disengajakan.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer
-
Pencetak komputer
-
(pilihan) Templat Laporan Perbelanjaan Syarikat
Jika syarikat anda menyediakan templat laporan perbelanjaan, akses dan ikuti arahannya.
Jika tidak, kumpulkan resit anda bersama-sama, dan letakkannya dalam susunan kronologi. Juga senaraikan semua perbelanjaan yang anda tidak mempunyai resit, seperti perbatuan kereta dan sampingan seperti surat khabar dan minuman yang dibeli dari mesin penjual hotel.
Jika anda membuat laporan anda sendiri tanpa templat yang disediakan oleh syarikat, gunakan hamparan komputer. Buat templat dan salin ke lembaran kerja baru untuk setiap laporan baru yang anda sediakan. Setiap tajuk helaian harus memperhatikan nama, nama dan kod jabatan anda, dan tempoh yang diliputi oleh laporan. Di bawah maklumat ini, templat anda harus mempunyai sekurang-kurangnya lima lajur, Tajuk Tarikh, Penerima, Maksud atau Keterangan, dan Jumlah. Bergantung kepada polisi syarikat anda, anda mungkin perlu menambah lajur tambahan untuk maklumat seperti kod perakaunan, peserta mesyuarat, dan sebagainya.
Senaraikan perbelanjaan anda pada lembaran anda dalam urutan tarikh menggunakan resit dan senarai anda sebagai sumber. Sediakan satu laporan setiap tempoh - sama ada mingguan, bi-bulanan, bulanan atau sebaliknya, biasanya dinyatakan dalam dasar syarikat anda. Jika anda mempunyai pelbagai resit untuk satu hari, ia membantu mengumpulnya mengikut jenis perbelanjaan, seperti perbelanjaan makan dan perbelanjaan tempat letak kereta.
Sekiranya anda menerima elaun rata-rata untuk apa-apa tujuan, masukkannya di barisan sendiri di bahagian bawah laporan, selepas perbelanjaan yang diterima.
Sekiranya anda dibayar balik untuk perbatuan yang anda gunakan pada kenderaan peribadi anda, anda perlu menyimpan log kenderaan dan memindahkan perbatuan ke laporan perbelanjaan anda setiap hari atau setiap minggu, mengikut dasar syarikat. Masukkan perbatuan pada baris sendiri sebagai item perbelanjaan berasingan. Masukkan perkataan "Peribadi Auto Mileage" dalam lajur Penerima, kadar batu dan per mil di lajur Penerangan (iaitu, "275 batu @ 58 sen / batu"), dan amaun yang perlu dibayar balik dalam lajur Jumlah. Perhatikan bahawa setiap majikan mempunyai kadar penggantian perbatuan sendiri.
Apabila semua perbelanjaan dimasukkan, jumlahnya sebagai item terakhir dalam jumlah ruang. Jika anda menerima pendahuluan tunai untuk menampung perbelanjaan, tolak jumlah tersebut dari jumlah perbelanjaan anda. Inilah amaun yang akan dibayar balik kepada anda.
Majikan yang berlainan mempunyai dasar yang berlainan mengenai cara menyerahkan resit. Anda mungkin menghendaki anda menghantar resit asal, atau anda menghantar pemindaian atau salinan fotokopi. Anda mungkin perlu rujukan merentas mereka supaya lebih mudah bagi orang yang mengendalikan pembayaran balik anda untuk menyesuaikan perbelanjaan dengan resit. Sekiranya anda mengemukakan tuntutan untuk penggantian jarak jauh, anda juga perlu menyerahkan salinan log automatik anda untuk tempoh tersebut.
Hantar laporan perbelanjaan anda dalam bentuk, dan disertakan dengan resit, mengikut dasar majikan anda. Hantarkan hanya lembaran kerja yang mengandungi perbelanjaan minggu semasa, bukan keseluruhan fail spreadsheet dengan templat kosong dan banyak perbelanjaan minggu.
Petua
-
Bilamana mungkin, bayar perbelanjaan yang boleh dikembalikan dengan kad kredit yang anda gunakan semata-mata untuk perbelanjaan tersebut. Ini sepatutnya membantu anda menjejak perbelanjaan perniagaan yang boleh dikembalikan dan mendamaikan pembayaran mereka.
Elakkan perbelanjaan perniagaan dan perbelanjaan peribadi dengan penerimaan yang sama.
Doublecheck semua laporan dan kos perbelanjaan perlawanan terhadap jumlah yang dituntut pada laporan. Banyak kesilapan berlaku apabila orang bergegas melalui tugas pemindahan jumlah yang salah dari penerimaan kepada laporan perbelanjaan.
Sentiasa periksa dengan HR, gaji, atau jabatan perakaunan majikan anda untuk panduan mengenai mendapatkan perbelanjaan yang dibayarkan dengan tepat dan tepat pada masanya.
Amaran
Jangan berbohong tentang perbelanjaan. Ini mencuri dari syarikat dan boleh mengakibatkan kesan buruk seperti penamatan atau pendakwaan jenayah.
Semak dengan majikan anda untuk apa-apa sekatan ke atas apa yang anda boleh mendapatkan ganti rugi. Bukan setiap hidangan boleh dibelanjakan, dan anda mungkin tidak dapat membelanjakan perkara seperti alkohol, cucian kering atau parkir valet. Majikan anda harus mempunyai pedoman dalam apa yang ada dan tidak boleh dikembalikan.
Bayar hanya untuk perbelanjaan perniagaan anda yang diluluskan - jangan membayar perbelanjaan orang lain melainkan jika anda mempunyai kuasa untuk berbuat demikian. Juga elakkan membayar perbelanjaan pekerja lain yang mendapat belanja perbelanjaan.
