Di banyak sekolah, guru membuat niat mereka untuk tahun akademik seterusnya yang dikenali dengan memfailkan surat niat. Dalam surat ini, guru-guru sekolah menyatakan sama ada mereka berhasrat untuk kembali ke sekolah serta membuat permintaan mengenai pekerjaan mereka untuk tahun depan. Untuk memastikan bahawa surat-surat ini dapat menyampaikan maklumat yang diperlukan dengan berkesan, mereka mestilah memformat dengan teliti surat-menyurat ini.
Maklumat perhubungan
Di bahagian atas surat niat, guru asas harus memasukkan maklumat hubungan mereka, bermula dengan nama mereka dan memasukkan alamat mereka. Bahagian maklumat ini perlu diselaraskan ke kiri dan pergi ke bahagian paling atas surat. Ini membolehkan huruf mudah disusun oleh pegawai sumber manusia.
Alamat Penerima
Secara langsung di bawah maklumat hubungan mereka, guru asas harus memasukkan nama dan alamat individu yang mereka hantar surat ini. Maklumat ini harus merangkumi nama penuh individu, serta tajuk dan alamat kerjanya. Ini juga harus diselaraskan ke kiri.
Tarikh
Tarikh harus pergi terus di bawah alamat penerima dan berfungsi sebagai setem jenis, yang menunjukkan tarikh anda menghantar surat itu. Ini adalah komponen surat yang sangat penting seperti, di banyak sekolah, guru mempunyai tetingkap terhad untuk menghantar surat niat mereka.
Salam
Surat itu sepatutnya bermula, seperti hampir semua surat, dengan salam. Salam ini harus bersifat formal walaupun guru itu jujur dengan individu yang akan menerima surat itu. Salam penghormatan harus berakhir dengan usus besar.
Talian Topik
Secara langsung di bawah ucapan itu, guru harus memasukkan tajuk topik bermula dengan "Topik:" diikuti dengan istilah "surat niat" atau frasa lain yang menunjukkan tahun yang mereka berikan maksudnya, seperti "Niat untuk sekolah 2011-2012 tahun."
Surat Badan
Badan surat tidak termasuk indentasi tetapi sebaliknya terdiri dari perenggan yang sejajar dengan yang tersisa. Ia harus dengan jelas menggariskan niat guru, serta memasukkan apa-apa permintaan yang mungkin dia ada mengenai tugas kelasnya pada tahun berikutnya.
Penutupan
Surat itu harus ditutup dengan "Yang ikhlas" yang sesuai dengan perniagaan atau berakhir yang sama. Tandatangan penghantar harus mengikuti dan di bawah ini, dia harus menaip namanya.
