Timesheet pekerja adalah penting untuk merakam upah yang terhutang, masa akruan dan ketidakhadiran pekerja. Banyak majikan menyimpan masa dan rekod gaji pekerja mereka sebagai sandaran kepada kaedah pemprosesan gaji mereka. Rekod sejarah adalah berguna jika anda perlu menyemak gaji pekerja, penangguhan cukai dan potongan gaji. Walau bagaimanapun, undang-undang persekutuan memberi mandat berapa lama majikan mesti mengekalkan rekod pekerjaan, yang merangkumi tempoh yang membolehkan majikan mengekalkan rekod masa juga. Menurut undang-undang persekutuan, majikan perlu mengekalkan tempoh masa minimum selama dua tahun.
Rekod pekerjaan terdiri daripada maklumat tentang tugasan kerja, prestasi, disiplin atau tindakan pembetulan pekerja, dan sebarang kontrak atau perjanjian, seperti perjanjian tawar-menawar kolektif atau kontrak pekerjaan. Maklumat pampasan juga merupakan sebahagian daripada rekod pekerja, bersama-sama dengan rekod masa yang biasanya mengandungi maklumat peribadi seperti nombor Jaminan Sosial pekerja, kadar upah, klasifikasi atau pengecualian tidak dikecualikan, percutian atau waktu berbayar dari kadar akruan, dan dalam sesetengah kes, lebih masa atau kadar gaji berbeza.
Timesheets Adakah Rekod Pekerjaan
Bergantung pada amalan rekod rekod majikan, timesheets adalah sebahagian daripada rekod pekerjaan atau disimpan secara berasingan sebagai rekod gaji. Sama ada cara, rekod masa dan masa dianggap sebagai rekod pekerjaan dan, oleh itu, tertakluk kepada undang-undang tertentu yang mewajibkan kewajiban menyimpan rekod majikan.
Akta Piawaian Buruh yang Adil
Majikan yang tertakluk kepada Akta Piawaian Buruh yang Adil mestilah mematuhi peraturan yang mengawal gaji minimum, gaji lebih masa, pengecualian dan pengecualian yang tidak dikecualikan, dan penyimpanan rekod berkaitan dengan segala perkara yang berkaitan dengan gaji pekerja. FLSA tidak memerlukan format khusus untuk mengekalkan masa kerja pekerja, tetapi agensi itu menghendaki majikan mengekalkan maklumat terperinci tertentu mengenai masa dan gaji pekerja yang tidak dibebankan.
Penyimpanan Rekod
Pengekalan rekod untuk rekod gaji dan kontrak kesatuan buruh adalah tiga tahun. Untuk catatan waktu dan rekod yang mengandungi maklumat khusus seperti hari bekerja, potongan, pegangan dan butiran lain, keperluan itu adalah dua tahun. Amalan terbaik untuk sumber manusia berkemungkinan mencadangkan untuk mengekalkan semua rekod mengenai gaji dan pampasan pekerja selama tiga tahun, kerana terdapat tumpang tindih yang ketara antara rekod majikan mesti disimpan selama dua tahun dan rekod yang diperlukan oleh majikan selama tiga tahun.
Terdapat keperluan berasingan untuk jenis rekod majikan perlu mengekalkan pekerja yang dikecualikan; Walau bagaimanapun, ia dalam kepentingan terbaik majikan untuk mengekalkan rekod dalam cara yang sama dan untuk tempoh masa yang sama. Melakukan demikian memberi manfaat kepada majikan dalam hal timbul pertanyaan yang berkaitan dengan perbandingan antara pekerja bebas dan tidak terkecuali. Apabila majikan mengekalkan rekod pekerja dikecualikan berdasarkan proses yang sama sekali berbeza daripada pekerja yang tidak berkecualian, sukar untuk membenarkan praktik HR mengenai pengecualian vs tiada bayaran jika rekod tidak dikekalkan secara konsisten untuk jangka masa yang sama.
Kaedah Penyimpanan Rekod EEOC
Kerajaan persekutuan memudahkan para majikan untuk menyusun apa yang perlu mereka simpan dan berapa lama dengan mewujudkan peraturan rekod rekod yang sepadan dengan agensi. Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Sempurna A.S. menguatkuasakan undang-undang antidiskriminasi dan sebagai sebahagian daripada pihak berkuasa penguatkuasaannya, ia menghendaki majikan mengekalkan gaji dan rekod pekerjaan lain selama tiga tahun. Sebenarnya, EEOC mengatakan bahawa rekod yang boleh menjadi sebahagian daripada tuntutan di bawah Akta Bayar Bersamaan hendaklah dikekalkan sekurang-kurangnya tiga tahun. Rekod pekerjaan, termasuk rekod masa yang merupakan sebahagian daripada pertuduhan rasmi diskriminasi, mesti dikekalkan sehingga resolusi akhir.
