Mengetahui penonton anda adalah kunci untuk menulis surat untuk memperkenalkan syarikat atau organisasi anda. Matlamat anda adalah satu lagi fakta penting dalam menulis komunikasi perniagaan yang berkesan yang menyampaikan kepada pembaca tujuan dan struktur organisasi anda. Tujuan surat pengenalan adalah dari mengumumkan kedatangan syarikat anda pada peta komuniti kepada organisasi amal yang meminta sokongan kewangan dan tidak baik dari penderma dan sukarelawan.
Dapatkan eksekutif peringkat tertinggi syarikat anda serta orang yang akrab dengan konsep pemasaran atau ahli kakitangan yang bertanggungjawab untuk memasarkan organisasi untuk membuat surat pengenalan. Eksekutif atau pengasas syarikat anda dapat memberi gambaran tentang tujuan syarikat dan mengapa ia diasaskan dan guru pemasaran anda dapat memberi penjelasan mengenai bagaimana merayu kepada basis pelanggan syarikat.
Undi pada format terbaik untuk surat pengenalan anda. Sekiranya organisasi anda mempunyai rangkaian media sosial yang kuat serta pangkalan pelanggan yang lebih suka komunikasi tradisional, draf dua versi surat pengenalan anda. Buat satu mesej yang berlaku dan satu lagi yang lebih sesuai untuk penyebaran sulit.
Bina perenggan pertama anda dengan khalayak dalam fikiran. Rayuan kepada para dermawan dengan pembukaan seperti "Setiap tahun, Yayasan ABC membantu beribu-ribu wanita yang berpindah membina semula kehidupan mereka." Walau bagaimanapun, pemilik perniagaan masa depan akan menghargai kemerahan keusahawanan daripada pengenalan yang menerangkan permulaan yang rendah hati organisasi itu, seperti, "XYZ Corporation bermula di garaj Steve Wilson sebagai hobi dua dekad sebelum purata Amerika mampu membeli komputer rumah." Gunakan seluruh perenggan pertama anda untuk menerangkan asal atau asas organisasi anda.
Draf perenggan kedua surat pengenalan anda untuk menjelaskan apa yang syarikat atau organisasi anda lakukan - jika anda melatih pekerja yang tidak bekerja atau menganggur, terangkan jenis latihan pekerjaan yang anda berikan. Begitu juga, jika anda menjual produk ke pasaran global, menggambarkan banyak negara kesan syarikat anda melalui pengedaran barang-barangnya kepada pelanggan di seluruh dunia.
Buat gambar struktur organisasi anda dalam perenggan ketiga anda. Elakkan hanya merujuk kepada carta organisasi - surat pengenalan anda tidak seharusnya mempunyai lampiran. Jelaskan pasukan kepimpinan eksekutif dan bagaimana setiap ahli pasukan mengambil bahagian dalam membangun strategi syarikat. Beritahu pembaca anda tentang fungsi jabatan syarikat anda dan bagaimana jabatan berinteraksi. Mengakui modal insan anda; terangkan bagaimana kelayakan dan kepakaran pekerja anda dan bagaimana mereka menyumbang kepada kejayaan organisasi. "Kakitangan XYZ Corporation mempunyai gabungan 75 tahun kepakaran dalam rangkaian komputer dan pembangunan perisian" adalah contoh mengakui kepakaran profesional pekerja anda.
Balutkan surat anda dalam paragraf keempat dengan menyatakan kembali tujuan pengenalan anda. Jika anda baru kepada komuniti perniagaan, menjemput pelanggan dan juga perniagaan lain untuk berhenti di kedai anda atau lawati tapak web anda. Untuk surat pengenalan yang meminta derma, mengulangi tujuan organisasi anda, kejayaan masa lalu dan minta derma. Terlibat pembaca anda untuk mengetahui lebih lanjut mengenai syarikat dan organisasi anda.
Sediakan garis tandatangan untuk pemimpin eksekutif atau organisasi peringkat tertinggi anda. Dengan syarat ia boleh dilaksanakan, menyediakan salinan surat untuk tandatangan individu dan asal - mereka menambah sentuhan hangat dan peribadi kepada komunikasi perniagaan.
