Mesin fotokopi menyediakan beberapa ciri peningkatan produktiviti. Salah satu ciri ini adalah keupayaan menyusun atau menyalin salinan. Kedua-dua ciri berguna dan, apabila perbezaan difahami, boleh menambah kecekapan aliran dokumen pejabat.
Peralatan
Bagi mesin fotokopi untuk menyusun atau mengelompokkan, ia mestilah menjadi mesin fotokopi digital atau mempunyai unit penamat yang dipasang. Jika mesin fotokopi anda adalah mesin fotokopi analog tanpa peralatan finisher atau menyusun, ia tidak dapat dikelompokkan atau disusun.
Perbezaan
Sebagai contoh, jika anda mempunyai dokumen 3-halaman dan perlu membuat 3 set, pengisihan akan menghasilkan salinan dalam cara "1-2-3, 1-2-3, 1-2-3". Set kemudiannya boleh dijadikan stapled dan diedarkan. Dokumen 3-halaman yang sama disalin tiga kali menggunakan ciri kumpulan akan menghasilkan salinan dalam format "1-1-1, 2-2-2, 3-3-3".
Kegunaan
Penyusunan digunakan paling kerap apabila anda ingin menyerahkan dokumen lengkap dalam urutan yang betul. Pengumpulan sering digunakan apabila menyampaikan persembahan dan anda ingin menyerahkan 1 halaman persembahan pada satu masa.