Justifikasi sumber tunggal (SSJs) adalah keperluan di kebanyakan institusi di mana barang-barang pembelian (bekalan, peralatan, perkhidmatan, dan lain-lain) melebihi ambang monetari tertentu memerlukan penjelasan faktorial yang banyak tentang mengapa item tersebut hanya boleh datang dari satu sumber. Ramai yang menemui penulisan SSJ yang rumit dan tidak mengerti mengapa penjelasan bahawa ini adalah perkara yang mereka ingin beli adalah justifikasi cukup. Walau bagaimanapun, jabatan pembelian mesti mempunyai sebab yang sah mengapa barang-barang ini tidak dapat diperolehi melalui persaingan penuh dan terbuka di mana mana-mana vendor yang berkemampuan boleh menawar kontrak. Walaupun kebanyakan institusi mempunyai templat mereka sendiri untuk meminta SSJ yang sesuai, artikel ini menerangkan langkah-langkah asas mewarisi untuk menegaskan semua tuntutan pembelian sedemikian.
Tajuk dokumen pemprosesan kata sebagai Justifikasi Sumber tunggal untuk nombor pesanan pembelian tertentu, jika berkenaan, dan senaraikan mana-mana nombor dasar institusi mengapa sumber tunggal diperlukan untuk permintaan ini.
Terangkan kegunaan tertentu item tersebut. Nyatakan secara spesifik perkara yang akan dilakukan dan apa yang akan dilakukannya. Termasuk di sini apa-apa nombor projek dan tajuk yang bahan yang dipersoalkan akan menyokong.
Nyatakan ciri-ciri yang membezakan item dan mengapa ini adalah satu-satunya yang akan memenuhi keperluan. Ini mungkin termasuk menjadi tambahan kepada sistem yang sedia ada atau penggantian sistem yang sedia ada. Hak cipta dan cap dagang mungkin terpakai di sini bergantung kepada keadaan.
Jelaskan apa yang akan berlaku jika yang lain, item yang tidak sama rata diperoleh. Termasuk sebarang kelewatan latihan, perubahan prosedur operasi standard, dan lain-lain yang akan membebankan masa institusi, dana dan keseluruhan projek.
Gariskan kerja yang dilakukan untuk menentukan item yang lain, yang serupa ditawarkan dari vendor lain dan mengapa barang-barang ini tidak memenuhi syarat yang dinyatakan dalam langkah-langkah sebelumnya. Ini mungkin perlu jelas untuk memasukkan: nama syarikat, maklumat hubungan, dan dalam beberapa kes, sebut harga yang sah.
Termasuk nama, tajuk dan maklumat hubungan kenalan utama untuk SSJ (ini tidak perlu menjadi orang yang menulisnya) dan menyertakan satu salinan bersama pesanan itu.
Petua
-
Sentiasa ikuti templat institusi yang dicadangkan untuk SSJ jika ada yang tersedia kerana ini adalah cara api yang paling pasti mendapatkan satu yang diluluskan. Bercakap dengan orang lain yang telah menulis SSJ dan minta untuk melihat contoh penyerahan yang berjaya. Begitu juga, apabila anda mempunyai penyerahan yang berjaya, simpan dokumen itu di tempat yang selamat dan asas semua yang akan datang pada itu. Jelas sekali penting untuk memberikan seberapa banyak maklumat yang mungkin mengenai item yang diminta; semakin sedikit masa pembelian harus dibelanjakan untuk kembali kepada dan meminta soalan kepada pencetus SSJ, semakin sedikit masa yang diperlukan untuk mendapatkan item tersebut.
Amaran
Proses pembelian menjadi lebih tegas di seluruh lembaga dan SSJ semakin rumit dan membebankan. Ambil proses ini dengan sungguh-sungguh dan hormati prosedur dan harapan yang terbaik.
