Memorandum perniagaan, atau memo, adalah salah satu cara paling mudah untuk memaklumkan rakan sekerja dan kakitangan mengenai mesyuarat yang akan datang. Notis mesyuarat yang berkesan akan menyediakan maklumat mesyuarat dasar dalam cara yang jelas, ringkas dan profesional.
Maklumat Penting
- Ikuti format empat mata umum untuk tajuk, yang sepatutnya termasuk Untuk, Dari, Tarikh dan Subjek dalam pekeliling untuk mesyuarat kakitangan anda _._ Bidang "Kepada" hendaklah termasuk semua orang yang dijemput ke mesyuarat. "Dari" akan menyenaraikan nama dan jawatan anda. Tarikh pemberitahuan pada hari ia diedarkan. Tulis apa memo dalam bidang "Subjek", seperti, "Mesyuarat Pengurus pada 15 Ogos 2019."
- Nyatakan tujuan mesyuarat dalam perenggan pembukaan bersama-sama dengan semua maklumat asas yang berkaitan, termasuk masa dan lokasi. Sebagai contoh, "Tujuan mesyuarat adalah untuk membincangkan pelan insentif pekerja yang disemak. Mesyuarat akan bermula pukul 3 petang. di bilik persidangan utama dan bertahan selama satu jam. Semua pengurus dan penyelia dikehendaki hadir. "
- Berikan ringkasan tentang apa yang akan diliputi semasa mesyuarat di dalam badan memo itu. Pastikan maklumat ringkas, jika boleh; biarkan butiran dibincangkan pada mesyuarat sebenar. Sebagai contoh, "Sebagai hasil daripada maklum balas anda, syarikat akan melancarkan pelan insentif pekerja yang disemak semula pada 1 Sept, 2019. Pelan baru ini akan memberi ganjaran kepada pasukan jualan, bukannya individu apabila mereka memenuhi matlamat bulanan dan suku tahunan mereka. Kami mengiktiraf manfaat kakitangan jualan kami yang bekerja dalam pasukan dan berharap dapat memupuk trend ini dengan insentif kewangan. "
Petua
-
Semua maklumat dalam notis itu mestilah berkaitan dengan mesyuarat itu. Elakkan termasuk maklumat yang berkaitan dengan isu-isu yang berkaitan dengan syarikat yang tidak akan dibincangkan pada pertemuan tersebut.
Sebelum Mesyuarat
- Beritahu penerima notis jika mereka perlu menyediakan dengan apa cara atau membaca bahan sebelum menghadiri mesyuarat. Satu contohnya ialah: "Anda akan menghantar e-mel kepada format dan dasar pelan insentif yang disemak pada akhir hari. Sila semak semula dokumen sebelum ini supaya anda bersedia untuk membincangkan kandungannya dan meminta penjelasan di mana ia diperlukan."
- Berikan jemputan apabila agenda mesyuarat akan diedarkan. Sebagai contoh: "Saya akan mengedarkan agenda melalui e-mel sekurang-kurangnya 24 jam sebelum mesyuarat. Sila semak agenda setelah diterima."
- Ajak jemputan untuk memaklumkan anda segera jika mereka tidak dapat menghadiri mesyuarat, jadi anda boleh menjadualkan masa untuk meninjau maklumat dengan mereka. Walaupun anda menghantar memo mesyuarat mandatori, sesetengah pekerja atau jemputan mungkin bercuti atau keluar dari bandar dalam perjalanan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Petua
-
Biarkan jemputan tahu jika anda bersedia untuk menjawab soalan mengenai topik mesyuarat terlebih dahulu atau jika semua penjelasan perlu ditangani pada mesyuarat sebenar. Sediakan nombor telefon atau alamat e-mel jika anda akan menjawab soalan terlebih dahulu.
