Pemenuhan pesanan perlahan dapat mengurangkan kualiti perkhidmatan pelanggan yang dapat diberikan oleh syarikat anda. Khidmat pelanggan berkualiti rendah akhirnya akan menjejaskan kedudukan kewangan perniagaan anda. Mendapat kelulusan untuk pesanan pembelian diproses secepat dan cekap mungkin bermakna syarikat anda akan mempunyai bekalan yang diperlukan untuk memastikan perkara mengalir tepat pada masanya. Menggunakan klien e-mel Microsoft Outlook untuk menghantar permintaan kelulusan pesanan pembelian boleh membantu memperkemaskan proses pesanan bekalan atau barangan borong sementara masih memastikan bahawa anda mengikuti prosedur pembelian yang betul.
Sediakan Perintah Pembelian
Pergi ke halaman templat "Pesanan Pembelian dan Jualan" Microsoft Office dan pilih templat. Pastikan anda boleh membuka, mengedit dan menyimpan templat dalam program di komputer anda. Buat templat menggunakan Microsoft Excel, Microsoft Word atau program lain yang berkenaan.
Pilih "Terbuka" apabila anda mengklik butang "Muat Turun" untuk templat anda yang dipilih untuk membuka templat dalam program yang ditetapkan. Peribadikan templat untuk memenuhi keperluan anda dan simpannya ke komputer anda.
Buat dan simpan templat tersuai anda sendiri jika anda tidak suka templat tersedia di Microsoft. Jika perlu, anda boleh menggunakan templat Microsoft sebagai panduan.
Buat "Dokumen Baru" berdasarkan templat anda menggunakan menu program. Menggunakan pintasan tidak akan memberikan akses kepada templat. Isi dokumen anda dan simpannya ke komputer anda.
Gunakan program kewangan untuk menghantar pesanan pembelian jika itu adalah bagaimana anda membuat pesanan pembelian anda. Sesetengah program kewangan seperti QuickBooks mempunyai integrasi Microsoft Outlook supaya anda boleh menghantar pesanan pembelian untuk kelulusan terus dari program.
Pesanan pembelian eksport dari perisian kewangan tanpa integrasi Microsoft Outlook menggunakan spreadsheet atau format kata jika boleh. Jika ini tidak mungkin, cetak pesanan pembelian yang lengkap sebagai dokumen PDF dan simpan itu ke komputer anda.
Hantar Pesanan Pembelian
Buka Microsoft Outlook dan klik butang "Baru" di sudut kiri atas untuk membuka mesej baru.
Pergi ke tab "Sisipkan". Klik "Lampirkan Fail" dan navigasi ke pesanan pembelian untuk memilihnya. Klik butang "Sisipkan" untuk melampirkannya ke e-mel.
Tetapkan saiz fon ke 14 dan warna fon ke hitam. Ketik "Saya telah menyemak dan meluluskan perintah pembelian yang dilampirkan:" Memulakan baris baru.
Tetapkan saiz fon ke 11 dan warna fon ke kelabu. Ketik "Semak pesanan pembelian yang dilampirkan dan balas e-mel ini. Taip di bawah "Y- Nama Anda" untuk meluluskan pesanan pembelian atau "N- Nama Anda" untuk menolak pesanan pembelian. Nota: Jawapan mesti datang dari akaun e-mel yang mana ia dihantar.
Lepaskan empat baris dan tetapkan saiz fon ke 14 dan warna fon ke hitam. Taipkan " Saya tidak dibenarkan untuk meluluskan pesanan pembelian ini." Mulakan barisan baru.
Tetapkan saiz fon ke 11 dan warna fon ke kelabu. Taip "Balas kepada penghantar. Letakkan X dalam bidang di atas jika anda tidak dibenarkan untuk meluluskan pesanan pembelian ini dan jika anda tahu siapa, sertakan nama tersebut, sebagai contoh, X - Bill Smith."
Petua
-
Cetak salinan e-mel pesanan pembelian yang diluluskan dan lampirkannya pada invois untuk pembelian untuk mendokumenkan pembelian itu telah diberi kuasa.
Amaran
Mendapat tandatangan fizikal lebih selamat daripada kelulusan e-mel kerana orang lain boleh mendapat akses ke akaun e-mel orang itu jika ia ditandatangani sepanjang hari.
