Malah pada hari ini teknologi komunikasi segera, surat perniagaan formal masih sering ditulis. Terdapat pelbagai alasan bahawa seseorang atau perniagaan boleh memilih untuk menulis surat daripada menghantar e-mel atau faks. Apabila menghantar surat perniagaan, tiga bahagian utama - permulaan, pertengahan dan akhir - mesti ditulis dengan betul.
Bermula
Permulaan surat mengandungi maklumat yang tidak berkaitan langsung dengan mesej surat tersebut. Tarikh muncul di bahagian atas. Alamat pengirim dan penerima diketik seterusnya; Walau bagaimanapun, jika alamat penghantar muncul di header atau footer huruf, ia tidak perlu ditaip. Ini diikuti dengan garis rujukan - dilihat sebagai "RE:" - yang merupakan bahagian dari bahagian awal surat yang berkaitan dengan mesej surat itu. Ia meringkaskan mesej dalam satu hingga lapan perkataan. Selepas itu, mesti ada ucapan atau salam kepada siapa surat itu ditujukan. Ini biasanya dalam format "Dear Sir:" atau "Kepada Yang Boleh Dipertimbangkan:" dengan usus besar selepas salam; surat peribadi menggunakan koma selepas salam, tetapi huruf perniagaan selalu menggunakan usus besar.
Tengah
Bahagian tengah surat itu lebih dikenali sebagai badan surat itu. Ia mengandungi mesej asas. Kalimat pertama harus memperkenalkan topik yang ditangani. Butiran dan perkara pertimbangan akan datang. Akhirnya, ada satu kesimpulan. Tubuh surat itu harus menjadi titik dan ringkas. Barang atau masalah pribadi di antara penghantar dan penerima tidak boleh dimasukkan sebagai bagian dari surat perniagaan.
Akhirnya
Terdapat beberapa elemen asas surat yang membentuk akhirnya. Salam penghormatan, seperti "Yang Hormat" atau "Best Regards," adalah sesuai. Di bawah itu, anda mencetak nama pengirimnya. Termasuk tajuk penghantar sama ada pada baris yang sama dengan nama atau langsung di bawahnya. Tinggalkan kira-kira dua inci ruang di antara penutupan penutup dan nama penghantar; ruang ini adalah untuk tandatangan penghantar. Sekiranya penghantar mempunyai seseorang menaip dan menyiapkan surat tersebut, orang itu boleh diakui di bawah nama dan tajuk penghantarnya. Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Cara yang paling biasa ialah menaip huruf awal penghantar dalam huruf besar, taip slash (/) dan taipkan huruf awal penyedia (cth., ABC / def). Lampiran hendaklah diperhatikan pada akhir surat. Taip perkataan "Lampiran (3)" dengan 3 ialah bilangan penutup yang termasuk dalam surat.
Mengirim Surat
Surat itu dilipat dengan kemas supaya sesuai dengan sampul surat berukuran perniagaan. Lampiran tidak tertumpu kepada surat. Surat perniagaan mempunyai nama penerima yang dimasukkan ke dalam sampul surat daripada tulisan tangan. Banyak perniagaan mempunyai sampul surat yang dicetak dengan logo syarikat dan alamat. Ini adalah mencari yang paling profesional. Perniagaan yang lebih kecil boleh menggunakan label alamat yang dilekatkan pada label. Ini boleh diterima, seperti yang diketik alamat kembali. Tulisan tangan tidak dianggap profesional dan harus dielakkan.
