Bergantung pada saiz acara, perancangan projek acara memerlukan pelaburan masa dan wang. Kunci untuk berjaya merancang sesuatu acara adalah dengan memiliki kemahiran organisasi yang kuat atau mengupah pasukan berpengetahuan. Contoh projek acara adalah bengkel, perbahasan dan promosi.
Membina pasukan. Setiap ahli pasukan perlu mempunyai kemahiran organisasi dan komunikasi yang kuat, serta boleh didapati untuk mesyuarat kemas kini kemajuan secara berkala.
Buat senarai tugasan dengan tarikh akhir. Senarai semak ini harus merangkumi semua tugas yang perlu dilakukan untuk projek acara. Tugaskan setiap tugas kepada ahli pasukan. Bergantung kepada jenis peristiwa dan kerumitan, gunakan perisian pengurusan projek atau spreadsheet supaya tetap teratur. Sebagai contoh, jika menggunakan hamparan anda boleh mempunyai satu lajur tugas, yang seterusnya adalah siapa yang ditugaskan dan kemudiannya tarikh akhir. Termasuk di dalam senarai semak haruslah seperti barangan yang menyewa vendor, mengarahkan bekalan khusus, menempah lokasi, menyimpan penerbangan speaker, mengaturkan katering, inisiatif pemasaran dan promosi yang perlu dilakukan.
Pantau kemajuan. Sahkan dengan ahli pasukan secara teratur bahawa mereka berada dalam jadual untuk menyelesaikan tugas dan bahawa anda mengetahui sesuatu yang luar biasa. Jika menggunakan perisian pengurusan projek atau spreadsheet, kemas kini dengan kemajuan setiap ahli.
Sediakan belanjawan. Belanjawan harus termasuk kos yang dijangkakan, dan mempunyai kelonggaran untuk perbelanjaan yang tidak dijangka. Jadilah realistik terhadap kos dan pastikan setiap ahli pasukan menyedari anggaran yang harus dipenuhi. Sekiranya ahli pasukan mesti melebihi belanjawan untuk item dalam senarai itu, maka laporkan kepada anda terlebih dahulu untuk mendapat persetujuan terlebih dahulu.
