Dokumen pengarkiban adalah penyimpanan dokumentasi yang tidak lagi digunakan secara aktif tetapi organisasi perlu menyimpan dokumentasi ini sebagai jenis rekod sejarah. Biasanya, organisasi dan arkib perniagaan dokumen, tetapi individu juga boleh membuat arkib dokumentasi untuk pelbagai sebab. Satu siri pertimbangan dan kaedah bersekutu dengan pengarkiban dokumen. Dalam sesetengah kes, sesebuah organisasi akan mempunyai satu set dasar yang jelas untuk mengurus dokumentasi, di mana organisasi menggariskan prosedur pengarkiban. Organisasi boleh mengarkibkan jenis media yang berbeza, termasuk elektronik, dengan mudah.
Tujuan
Dokumen arkib organisasi untuk berbagai sebab, dalam kebanyakan kes yang berkaitan dengan tujuan keseluruhan atau peranan organisasi. Selalunya, dokumentasi arkib organisasi kerana ia adalah kepentingan budaya atau sejarah. Sebagai alternatif, perniagaan mungkin mempunyai sebab undang-undang atau kewangan untuk menyimpan rekod dokumentasi masa lalu, yang mana pengarkiban adalah kaedah pengurusan yang paling berkesan.
Pertimbangan
Mana-mana organisasi yang memerlukan pengarsipan dokumen harus berhati-hati menimbangkan prosedurnya. Memutuskan apa dokumentasi perlu diarkibkan, baik dari segi operasi lalu dan berterusan, secara semula jadi adalah pertimbangan utama. Untuk dokumentasi yang sedang dijalankan organisasi menghasilkan, organisasi mungkin tiba di beberapa jenis jadual untuk pengarkiban. Kaedah pengarkiban juga berbeza-beza, dan kemajuan teknologi pengkomputeran telah memperkenalkan pelbagai alat baru, yang menawarkan penyelesaian kos efektif yang cekap dalam banyak kes.
Alat
Sehingga 2011, alat perisian untuk pengarkiban dokumen telah meningkat, memberi organisasi lebih banyak peluang untuk membuat arkib dengan perbelanjaan yang lebih rendah. Organisasi boleh menggunakan perisian pengarsipan sebagai alat, bukan hanya untuk dokumen yang mereka simpan dalam bentuk elektronik, tetapi juga untuk dokumentasi kertas dan media lain. Organisasi boleh mengimbas atau menukar item bukan digital untuk penyimpanan dalam bentuk elektronik, mengurangkan jumlah ruang fizikal yang diperlukan untuk penyimpanan rekod yang berkesan.
Risiko
Risiko wujud dalam mana-mana sistem pengarkiban dokumen, dan organisasi harus mempertimbangkannya apabila mereka membuat dasar pengarsipan organisasi. Manfaat menyimpan dokumentasi dalam bentuk elektronik hanya sah jika arkib adalah selamat. Oleh itu, organisasi mesti menggunakan perlindungan yang mencukupi untuk melindungi kestabilan dan keselamatan arkib, yang mengarkibkan alat dan perkhidmatan dengan cara yang berbeza.
Faedah
Manfaat mempunyai sistem pengarkiban dokumen yang berkesan telah meningkat dengan adanya penyelesaian teknologi. Rekod elektronik menduduki ruang kurang fizikal dan, dalam beberapa kes, mungkin tidak tinggal di dalam premis utama perniagaan atau organisasi. Sebagai contoh, sesetengah organisasi boleh menggunakan perkhidmatan pengurusan dokumen luaran. Satu lagi kelebihan untuk menggunakan rekod elektronik ialah organisasi boleh dengan mudah dan cepat membuat kandungan yang diarkibkan apabila diperlukan, selalunya dalam format elektronik yang boleh dicari.
