Kebanyakan fungsi perniagaan tidak diarahkan oleh dasar dan prosedur menjadi huru-hara dan tidak teratur. Pengekalan rekod bukan salah satu aspek perniagaan yang paling menarik, tetapi ia adalah salah satu yang paling penting. Sistem yang teratur untuk penyimpanan dokumen menghapuskan rekod yang tidak berguna dan melindungi perniagaan sekiranya berlaku audit. Mengetahui kapan untuk menyimpannya dan bila melemparkannya adalah langkah penting dalam membangunkan operasi perniagaan yang berjaya.
Jadual Retensi Universal
Semua syarikat perlu membangunkan sistem untuk menyimpan rekod yang universal untuk semua jabatan. Ia mendapat semua orang pada halaman yang sama apabila ia menyimpan rekod. Menyelidiki undang-undang dan undang-undang untuk sektor perniagaan dan operasi anda. Sebagai contoh, firma guaman mungkin mempunyai keperluan yang berbeza daripada kedai runcit kecil. Jika perlu, rujuk kepada peguam untuk mencipta sistem ini. Indeks pelan berdasarkan fungsi dan jabatan. Buat jadual dan tentukan kod pengkelasan.
Inventori Rekod
Inventori rekod merupakan langkah penting dalam menguruskan pengekalan. Ini adalah senarai tepat semua rekod, elektronik dan kertas, dalam organisasi anda. Penyenaraian tersebut harus merinci tajuk untuk setiap rekod, seperti "Lejar Am", dan lokasi dokumen tersebut. Selain itu, masukkan klasifikasi untuk rekod. Ini akan menjadi penanda aras pengekalan berdasarkan jadual syarikat anda. Contohnya, tulis hamparan; lajur pertama akan menjadi tajuk, "Laporan Pengajian Hutang Akaun." Pengepala lajur kedua akan menjadi klasifikasi, "Akaun Boleh Dibayar." Lajur tiga mungkin merupakan jabatan, "Perakaunan." Selebihnya spreadsheet dapat melibatkan lokasi, "Ruang Penyimpanan Timur, Kabinet Empat," dan kod pengekalan, "Jadual A."
Penilaian Dokumen
Proses penilaian memerlukan analisis menyeluruh mengenai rekod di tapak untuk menghapuskan dokumen yang melebihi tempoh pengekalan. Bentuk pembersihan rumah ini menghapuskan penambahan rekod yang berlebihan. Menggunakan penyenaraian inventori rekod, memusnahkan dokumen yang telah tamat tempoh. Setelah selesai, semak semua penyimpanan dan kemas kini penyenaraian inventori. Pada masa ini, mengkaji undang-undang untuk mengiktiraf apa-apa perubahan yang diperbuat sejak semakan terakhir. Jadual kajian setiap tahun, setiap suku tahun atau bulanan.
