Sekiranya anda membeli barangan atau perkhidmatan daripada vendor, anda mungkin mempunyai kepentingan dalam urus niaga bulanan anda dengan perniagaan tersebut. Begitu juga bagi mana-mana pelanggan yang membeli barangan atau perkhidmatan daripada anda sebagai pemilik perniagaan. Untuk menyediakan perakaunan terperinci aktiviti bulanan pelanggan atau pelanggan, banyak perniagaan menawarkan penyata akaun. Walaupun sesetengah perniagaan masih mel kepada mereka, mereka juga boleh disediakan melalui e-mel atau portal web. Dokumen berfungsi sebagai penghormatan, membantu pelanggan mengimbangi buku mereka sendiri.
Petua
-
Penyata akaun adalah dokumen yang menunjukkan pelanggan perakaunan setiap transaksi dalam kitaran bil tertentu.
Apakah Penyata Akaun?
Penyata akaun menyediakan senarai transaksi pelanggan untuk jangka masa yang ditetapkan. Sama seperti penyata bank yang anda terima untuk urus niaga kewangan anda sendiri, penyata akaun butiran akaun tarikh permulaan dan tamat, baki permulaan, baki akhir dan semua debit dan kredit yang berlaku di antara dua tarikh tersebut.
Umumnya, perniagaan hanya menghantar penyata akaun kepada pelanggan yang mempunyai akaun dan menandatangani perjanjian yang sesuai. Bergantung pada pilihan peribadi anda, anda boleh memutuskan untuk hanya menghantar penyata akaun kepada mereka yang mempunyai aktiviti pada bulan tertentu. Ini amat bermanfaat jika anda mempunyai beberapa pelanggan yang tidak membeli dari anda setiap bulan. Ia akan menjimatkan perbelanjaan tambahan untuk menghantar kenyataan dengan baki sifar.
Memformat Penyata Akaun
Jika anda tidak pernah membuat penyata akaun, anda mungkin tidak tahu cara memformatnya. Berita baiknya ialah terdapat banyak templat yang tersedia untuk membantu anda, termasuk beberapa di dalam Microsoft Word. Ia hanya perlu mempunyai perkataan "penyata akaun" di bahagian atas dan masukkan nama dan alamat pelanggan di bawah "kepada" dan nama dan alamat anda di bawah "dari." Anda kemudiannya akan memperincikan setiap transaksi yang berlaku pada bulan itu, termasuk semua pembelian dan kredit dan mengekalkan keseimbangan berjalan di lajur jauh ketika anda pergi. Di bahagian bawah, harus ada jumlah yang disenaraikan serta arahan tentang cara membayar.
Sekiranya pelanggan anda secara automatik dibilkan, pastikan anda jelaskan kenyataan tersebut. Ini adalah satu-satunya kenyataan maklumat. Pelanggan anda mungkin berurusan dengan timbunan invois dan kenyataan dan tidak mempunyai masa untuk menyusun rekod mereka sendiri untuk menentukan sama ada mereka telah membayar belum atau tidak. Sekiranya anda perlu melampirkan bil ke bahagian bawah untuk mengelakkan mencetak kenyataan berasingan bagi mereka yang menghidupkan autopay, pastikan anda perhatikan bil tersebut bahawa pembayaran akan didebit untuk mengelakkan pembayaran pendua.
Apakah Penyata Bank dan Tujuannya?
Apabila perniagaan menerbitkan penyata akaun, mereka sering berbuat demikian sebagai kemudahan kepada pelanggan walaupun kosnya mahal, terutamanya jika anda menghantarnya melalui pos pos. Kecekapan kos jenis ihsan ini boleh dipersoalkan melainkan jika anda boleh mengikatnya secara langsung kepada peningkatan pelanggan anda membayar bil-bil mereka tepat pada waktunya. Sekiranya mereka terus menerima notis mengenai transaksi mereka bersama-sama dengan rang undang-undang yang memudahkan pembayaran, mereka sebenarnya boleh menghantar pembayaran daripada menetapkannya sehingga mereka boleh menyemak apa yang mereka beli pada bulan sebelumnya.
Pada hujung pelanggan, tujuan penyata akaun adalah untuk membuat pembukuan mudah. Pelanggan anda mungkin mempunyai aliran invois yang datang dalam setiap bulan, yang bermaksud anda adalah salah satu daripada banyak. Maklumat yang anda sediakan dapat dengan mudah dibandingkan dengan buku mereka sendiri. Semasa tahun berjalan, mereka boleh melihat data sejarah yang berkaitan dengan perniagaan yang mereka lakukan dengan anda dan menggunakan maklumat untuk menetapkan ramalan anggaran masa depan.
Penyata Akaun Contoh
Contoh terbaik pernyataan akaun ialah penyata bank yang anda peroleh setiap bulan. Anda akan mendapat ini untuk semua akaun anda, termasuk akaun perbankan peribadi anda, apa-apa akaun pelaburan yang anda miliki, kad kredit anda dan akaun kewangan perniagaan anda sendiri. Ia biasanya mempunyai tarikh mula hingga tamat, baki permulaan, baki akhir dan log semua urus niaga yang berlaku pada masa itu.
Sama seperti penyata akaun perniagaan anda, penyata bank boleh datang melalui pos pos dalam bentuk berasaskan kertas atau dilihat dalam talian. Jika ia berkaitan dengan kad kredit anda, anda mungkin akan melihat invois di bahagian bawah penyata akaun yang merangkumi jumlah yang perlu dibayar dan tarikh jatuh tempo. Tidak seperti penyata akaun, penyata bank anda mungkin datang walaupun anda tidak mempunyai urus niaga untuk bulan itu.
Matlamat Penyata Bank
Matlamat penyata bank adalah ketelusan. Pelanggan ingin melihat semua urus niaga yang dilog masuk ke akaun mereka sepanjang tahun. Sebelum perbankan dalam talian, pelanggan mengesan urus niaga mereka dalam daftar cek dan mendamaikan jumlah apabila penyata bulanan itu datang dalam mel. Jika mereka terlupa untuk log transaksi, mereka akan melihatnya pada kenyataan itu dan dapat dengan cepat membetulkan kesilapan. Begitu juga, perniagaan juga memantau urus niaga kewangan mereka di buku pengarah berasaskan kertas dan berganda memeriksa jumlah dengan penyata bulanan.
Teknologi telah mengubah semua itu. Sekarang perniagaan dan individu boleh log masuk sepanjang masa dan melihat maklumat terkini mengenai transaksi. Tidak perlu menyimpan tally yang berjalan, tetapi jika mereka benar-benar ingin tetap up to date, mereka boleh menubuhkan akaun mereka untuk memaklumkan mereka setiap kali transaksi baru muncul. Untuk perniagaan, perisian perakaunan dan pembukuan membuatnya mudah untuk memelihara keseluruhan gambaran keseluruhan perbelanjaan perniagaan.
Apakah Perbezaan Antara Pengindeksan dan Pengebilan?
Memandangkan penyata akaun boleh menyertakan bil di bahagian bawah, ia boleh dengan mudah dikelirukan dengan invois atau bil. Anda mungkin mendapati bahawa bil bulanan anda, contohnya, mempunyai maklumat tentang pelbagai caj sementara juga termasuk slip air mata di bahagian bawah untuk anda untuk menghantar bayaran jika anda tidak membayar secara elektronik. Ini adalah rang undang-undang dan bukan penyata akaun kerana tidak terperinci setiap transaksi yang merentasi akaun anda semasa tempoh penyata.
Walau bagaimanapun, perbezaan antara invois dan bil boleh menjadi lebih halus. Istilah-istilah ini sering digunakan secara bergantian, tetapi perbezaannya adalah seperti cara penerima merujuk kepada mereka.Perniagaan sering meminta invois, yang merupakan dokumen yang membuktikan keberhutangan seorang kepada yang lain. Sudah jarang anda dapat melihat seseorang memanggil bil kabelnya sebagai invois, dan apabila ia tiba di dalam mel, ia biasanya dilabelkan sebagai bil, manakala invois secara amnya tiba dengan tajuk membaca "invois."
Satu lagi perbezaan antara kedua ialah invois boleh dilihat sebagai bentuk kredit. Pelanggan mempunyai tempoh masa tertentu untuk membayar selepas permintaan produk atau perkhidmatan telah dipenuhi. Satu bil, sebaliknya, adalah disebabkan oleh tarikh akhir yang sangat ketat. Jika anda menerima tagihan selepas makan malam di restoran, tarikh akhir itu adalah segera. Walau bagaimanapun, rang undang-undang air anda secara teknikal boleh dipanggil invois kerana anda boleh mempunyai sehingga beberapa minggu untuk membayarnya, yang bermaksud syarikat utiliti memperluaskan anda sebagai pelanggan berulang. Di sinilah perbezaan antara kedua-dua itu boleh menjadi keruh.
Berapa Lama Adakah Kitaran Penyata Bulanan?
Penyata akaun mengikuti kitaran pengebilan, yang bergantung pada keutamaan perniagaan yang mengeluarkannya. Kitaran pengebilan ditakrifkan sebagai tempoh masa antara satu tarikh pernyataan dengan yang seterusnya. Terdapat permulaan dan hujung yang jelas untuk setiap kitaran pengebilan, dengan kitaran baru menendang sebaik sahaja yang sebelumnya selesai. Jika kenyataan dihantar kepada pelanggan, mereka biasanya tidak berada di tangan mereka pada hari kitaran berakhir, tetapi tarikh permulaan dan akhir kitaran umumnya dicetak di atasnya.
Kitaran perakaunan cenderung mengikuti piawaian industri, jadi ia boleh membantu mencari. Kitaran bil anda boleh berkisar antara 20 hingga 45 hari, tetapi mungkin lebih mudah untuk menetapkan pernyataan akaun anda dalam lingkungan 30 hari. Anda juga boleh memilih mengikuti siklus pengebilan bulanan dalam menghantar penyata akaun anda, yang bermaksud mereka akan bermula pada hari pertama bulan atau hari terakhir bulan itu.
Mengendalikan Pembayaran Lewat
Malangnya, kadang-kadang ada sekurang-kurangnya seorang pelanggan yang terlambat membuat pembayaran. Anda boleh menghantar notis lewat atau mengambil telefon dan panggilan, tetapi selalunya dalam acara itu, penyata akaun boleh dimainkan. Pelanggan anda mungkin mahu melihat dengan tepat apa cajnya. Anda mungkin juga mendapati anda dikemukakan kepada jabatan lain, di mana golongan profesional mahu ringkasan item yang belum dibayar.
Sekiranya akaun itu masih belum dibayar dalam tempoh masa yang panjang, maka ia akan menjadi perlu untuk menukar bil ke koleksi. Penyata akaun boleh digunakan untuk memperincikan dengan tepat apa yang perlu dibayar kerana ia diserahkan kepada perkhidmatan pihak ketiga yang akan cuba kumpulkan. Anda juga perlu menarik minat untuk pembayaran lewat, seperti yang digariskan dalam invois anda atau kontrak awal yang anda tandatangani dengan pelanggan. Sekiranya anda perlu mengambil seseorang ke mahkamah, penyata terperinci mengenai semua urus niaga adalah penting.
Penyata Elektronik
Pelanggan semakin bergantung kepada komunikasi elektronik untuk segala-galanya, termasuk bil dan penyata bank. Anda boleh e-mel penyata akaun anda kepada setiap pelanggan pada tarikh yang ditetapkan, dan kemungkinan mereka akan gembira dengan itu. Walau bagaimanapun, sesetengah perniagaan telah mendapati ia lebih berkesan untuk menubuhkan portal dalam talian. Semua pelanggan tetap akan diberi peluang untuk menubuhkan nama pengguna dan kata laluan. Mereka boleh log masuk seberapa kerap kerana mereka mahu mengakses maklumat akaun yang dikemas kini, meminta produk atau perkhidmatan, dapatkan bantuan dengan isu dan banyak lagi.
Aspek negatif yang paling besar kepada pendekatan portal ialah ia memerlukan usaha tambahan pada akhir pelanggan untuk membuat profil dan ingat untuk log masuk Jika anda mengatur perkara seperti ini, ini dapat membantu memastikan pelanggan akan dimaklumkan bila item baru dipaparkan. Jika ini tidak mungkin, pendekatan elektronik berasaskan e-mel kepada penyata akaun mungkin berfungsi dengan lebih baik.
Penyata Keselamatan Akaun
Bank menyedari bahawa kecurian identiti adalah kebimbangan sebenar bagi ahli mereka, dan mereka mengambil langkah untuk memastikan maklumat secukupnya. Untuk perniagaan, ihsan yang sama ini harus dipakai untuk apa-apa penyata akaun yang anda hantar kepada pelanggan anda sendiri. Pertimbangkan minda seorang penjenayah dan pastikan jika rang undang-undang berakhir di tangan yang salah, maklumat yang disertakan tidak mencukupi untuk melakukan pencurian identiti.
Ini juga terpakai kepada mana-mana pernyataan elektronik yang anda keluarkan. Jika anda menghantar e-mel kepada pelanggan untuk memberitahu mereka kenyataan mereka kini tersedia, bayangkan pihak ketiga mendapat akses ke e-mel tersebut. Adakah maklumat yang mencukupi untuk penipuan identiti? Sekiranya anda perlu menghantar kata laluan pelanggan, jangan hantar kata laluan dalam bentuk e-mel. Sebaliknya, hantarkan mereka pautan yang boleh digunakan untuk menyediakan kata laluan baru dan pertimbangkan untuk mengenal pasti maklumat bagi sesiapa yang memerlukan penetapan semula. Anda mungkin bertanya bahawa mereka tahu nama pemegang akaun, alamat jalan, nama ibu ibu atau beberapa pengesahan jenis lain.
