Pembelian adalah jabatan dalam bahagian kewangan sebuah syarikat yang memastikan bekalan dan bahan yang diperlukan oleh jabatan lain diperoleh dengan cekap. Semuanya diperintahkan untuk setiap jabatan mesti melalui jabatan pembelian. Walaupun syarikat mempunyai garis panduan pembelian yang berbeza, semua syarikat mempunyai prosedur pembelian standard.
Pesanan Pembelian
Setiap perkhidmatan, bahan atau bekalan yang diminta oleh setiap jabatan hendaklah dikemukakan sebagai pesanan pembelian. Pesanan pembelian ini adalah nombor perakaunan untuk memastikan jumlah yang betul dibayar kepada vendor atau pembekal. Nombor ini juga menjejaki pesanan untuk memastikan ia diterima tepat pada masanya dan juga kualiti dan kuantiti yang diperlukan. Pesanan pembelian juga digunakan oleh vendor atau pembekal apabila bil syarikat selepas penghantaran pesanan.
Petikan Pembelian
Jabatan pembelian bertanggungjawab mencari produk, perkhidmatan atau bekalan yang diminta. Ejen pembelian mendapati pembekal yang berbeza, petikan permintaan dan memutuskan vendor memenuhi keperluan permintaan jabatan. Prosedur pembelian menggariskan proses yang mana jabatan pembelian membuat permintaan kutipan dari pembekal dan vendor. Setiap pengurus jabatan mesti memaklumkan kepada jabatan pembelian mengenai item yang diperlukan, khusus item yang dikehendaki dan kuantiti yang diperlukan untuk mengendalikan jabatan masing-masing.
Prosedur Pemantauan
Sebaik sahaja jabatan telah memberikan jabatan pembelian maklumat tentang perkhidmatan, bekalan atau bahan yang diperlukan, ejen pembelian memantau pesanan sepanjang proses tersebut. Ejen pembelian yang diperuntukkan kepada perintah itu mesti menindaklanjuti dengan vendor sekiranya terdapat perubahan atau kemas kini dan memantau pesanan sehingga ia diterima. Selepas item telah diterima, jabatan pembelian memastikan pesanan itu betul dan dalam spesifikasi yang dikontrakkan.
