Membenarkan pekerja membeli tanpa garis panduan di tempat boleh meningkatkan kos dan mengecilkan margin keuntungan. Pembelian bijak bermula dengan membeli kuantiti yang tepat dan kualiti item dengan harga terbaik kemudian membuat prosedur yang membolehkan pemantauan proses pembelian. Menggunakan belanjawan dan mewujudkan proses semakan piawai boleh mendedahkan tren pasaran untuk mengambil kesempatan daripada struktur harga dan yang mungkin tidak dapat diabaikan.
Persediaan
Tulis senarai yang menggariskan semua bahan dan barang yang perlu dibeli oleh perniagaan. Kumpulkan perkara serupa bersama dan berikan setiap kumpulan tajuk yang sesuai. Sebagai contoh, barang-barang seperti pen, pad undang-undang dan kertas salinan semuanya akan dibawah tajuk "Kelengkapan Pejabat". Kopi, teh, cawan dan sudu plastik semuanya boleh disenaraikan di bawah "Bekalan Dapur." Item seperti pengikat, DVD dan kes DVD mungkin berada di bawah tajuk "Pembungkusan."
Kenal pasti semua jabatan atau kawasan di syarikat yang akan membeli bekalan dan mendokumenkan kumpulan item yang akan dibeli oleh setiap kawasan. Sebagai contoh, jabatan pemasaran mungkin membeli dari tajuk "Pembungkusan" dan "Bekalan Pejabat". Kakitangan pentadbiran mungkin satu-satunya yang membeli "Kelengkapan Dapur" tetapi juga akan membeli "Kelengkapan Pejabat".
Rancang belanjawan pembelian untuk setiap jabatan dengan menggunakan belanjawan tahunan syarikat sebagai titik permulaan. Tetapkan belanjawan bulanan untuk setiap pembelian jabatan - ini mungkin melibatkan penyertaan setiap ketua jabatan untuk kelulusan akhir.
Kumpulkan maklumat vendor, seperti nama syarikat, alamat, nombor telefon, orang kenalan dan nombor akaun syarikat anda. Pautan setiap item yang dibeli kepada vendor atau vendor tertentu. Adalah bijak untuk mempunyai senarai vendor bagi setiap item yang tiga dalam sehingga jika vendor pilihan tidak ada stok, ada vendor back-up untuk pergi ke. Mempunyai lebih daripada satu vendor untuk membeli daripada menghalang kelewatan dalam pesanan. Ini amat penting dalam perniagaan di mana bahagian atau item lain mesti diperintahkan dan diterima tepat pada masanya untuk memenuhi tarikh akhir.
Mewujudkan hubungan dengan vendor untuk merundingkan harga diskaun dan menguruskan pesanan khas. Seorang wakil jualan yang ditetapkan dalam syarikat vendor boleh menampung dan mempercepatkan pesanan kecemasan atau masa pembuatan singkat.
Prosedur Menulis
Tulis satu langkah demi langkah untuk setiap jabatan untuk diikuti semasa membuat pembelian. Pertimbangkan bagaimana pembelian akan diminta, dibenarkan, diperintahkan, diterima, dihantar dan dibayar. Pertimbangkan pembentukan topi pembelian untuk pelbagai peringkat pekerja dan kakitangan. Termasuk prosedur pembelian, opsyen pembayaran dan pembelian ad-hoc yang mungkin memerlukan respons dari jabatan lain. Sebagai contoh, membeli komputer baru oleh jabatan pentadbiran akan memerlukan penglibatan dan input jabatan IT untuk membeli item pemasangan, seperti kabel, modem dan router.
Merumuskan proses langkah demi langkah untuk menguruskan kertas kerja dalam proses pembelian. Bergantung pada keperluan perniagaan, proses pembelian elektronik dan bukannya berasaskan kertas mungkin diperlukan.
Reka bentuk borang yang diperlukan untuk setiap pembelian atau membeli borang perjanjian standard dari vendor bekalan pejabat. Borang mungkin termasuk borang permintaan pembelian dengan ruang untuk kebenaran, borang pesanan untuk dihantar kepada vendor, satu bentuk untuk menerima barang-barang di gudang utama dan satu lagi yang mengiktiraf penghantaran ke jabatan yang meminta.
Merangka proses untuk menguruskan aduan dan akauntabiliti, mengkaji hubungan pembekal dan struktur diskaun, memantau belanjawan belian dan mengkaji dan memperbaiki proses pembelian. Tweaking dan mengubahsuai proses pembelian boleh menghasilkan pulangan yang lebih baik jika didekati dengan cara yang teratur. Tinjauan suku tahunan dan tahunan boleh menambah ke bawah syarikat.
Buat manual prosedur pembelian yang menggariskan panduan langkah demi langkah untuk kakitangan mengikuti. Manual ini harus memberi langkah-langkah yang jelas bahawa setiap kakitangan harus mengikut permintaan, memperoleh kebenaran dan membuat pesanan pembelian. Ia juga harus mengenal pasti mereka yang akan menguruskan proses dan diberi kuasa untuk meluluskan pembelian, serta senarai vendor yang diluluskan dan senarai borang yang menunjukkan lokasi fizikal borang atau di mana mereka berada dalam rangkaian komputer syarikat.
