Memegang mesyuarat perniagaan yang berjaya bukan sahaja melibatkan kandungan dan anggota mesyuarat, tetapi juga susunan perabot. Untuk menguruskan ruang untuk mesyuarat perniagaan dengan berkesan, anda perlu mempertimbangkan fungsi mesyuarat dan mewujudkan suasana dan ruang kerja yang sesuai untuk produktiviti. Sekiranya ruangan diatur dengan baik untuk mesyuarat anda, sekutu akan dapat berfungsi dan berfungsi tanpa gangguan atau gangguan untuk menggunakan sepenuhnya masa mesyuarat.
Perkara yang anda perlukan
-
Jadual
-
Kerusi
-
Aksesori persembahan
-
Ikatan zip
-
Pita saluran
-
Lampu
-
Jadual sampingan, seperti yang diperlukan
-
Makanan dan minuman
Pertimbangkan fungsi bilik dan jadual tempat dengan sewajarnya. Pertemuan gaya perbincangan harus menggunakan gaya meja bulat dengan mengatur jadual ke dalam bulatan atau separuh bulatan supaya setiap peserta dapat melihat orang lain. Pembentangan boleh menggunakan ruang dewan yang dibentuk dengan satu segi empat besar atau meletakkan jadual yang lebih kecil dalam baris dengan setiap peserta menghadap arah yang sama.
Susun tempat duduk anda di sekeliling meja mengikut susunan jadual anda menggunakan kerusi yang selesa sesuai dengan panjang mesyuarat. Kerusi plastik yang keras hanya boleh digunakan untuk mesyuarat pendek (jam atau kurang) untuk memastikan pekerja terfokus dan selesa. Tempatkan dua hingga tiga kerusi tambahan ke sisi bilik sekiranya terdapat lebih banyak tetamu daripada jangkaan atau kerusi kerusi.
Letakkan apa-apa peraga seperti podium, carta flip, skrin projektor atau poster persembahan di kawasan yang jelas kelihatan di hadapan bilik supaya setiap peserta dapat melihat dengan mudah. Sekiranya anda menggunakan handout atau folder, letakkannya di setiap kerusi di sepanjang meja, atau tetapkannya ke sisi untuk mengedarkan kemudian dalam mesyuarat. Jangan biarkan barang-barang ini mengecilkan ruang kerja atau bergerak di dalam bilik yang sukar, seperti menyusunnya di atas lantai.
Matikan dering pada mana-mana telefon di dalam bilik untuk mengelakkan gangguan; Walau bagaimanapun, jangan cabut telefon untuk membolehkan panggilan keluar dalam kes kecemasan. Sekiranya komputer digunakan untuk mesyuarat, bungkus sebarang kabel dengan ikatan zip untuk mengelakkan kusut dengan kaki dan pita pita ke lantai yang melintasi laluan pejalan kaki.
Tambah lampu tambahan di luar pencahayaan overhead ke bilik untuk melembutkan suasana dan membuat mesyuarat lebih lama kurang keterlihatan visual. Tetapkan lampu pada meja sisi di mana mereka tidak akan berada di jalan atau menyekat pandangan, tetapi elakkan lilin, yang boleh memancarkan cahaya lembut dan aroma tetapi boleh menimbulkan bahaya.
Sediakan kawasan perkhidmatan makanan kecil di sudut bilik atau sepanjang dinding berhampiran pintu masuk untuk membekalkan air botol, soda, kopi atau makanan ringan seperti kue, coklat, atau dulang buah dan daging. Jika menggunakan makanan untuk mesyuarat yang panjang, elakkan makanan gula-gula yang tinggi, dan pastikan ada tempat sampah berdekatan kawasan perkhidmatan untuk memastikan jadualnya bersih dan rapi apabila masa makan selesai.
Petua
-
Sekiranya anda mempunyai pilihan untuk memilih bilik mesyuarat, cubalah untuk mencari bilik yang tenang dari bunyi yang berlebihan dan gangguan semasa masih meletakkan bilik mesyuarat dengan mudah untuk bilik mandi di tingkat yang sama bangunan.
Sekiranya mungkin, laraskan termostat di dalam bilik ke persekitaran yang selesa supaya mereka yang hadir tidak terlalu panas atau sejuk, membuat ketidakselesaan dan gangguan di mana mereka tidak akan dapat memberi tumpuan kepada tugas di tangan.
