Surat kutipan menulis kepada pelanggan yang tidak membayar adalah satu tugas yang tidak dapat dielakkan bagi setiap pemilik perniagaan. Untuk meningkatkan peluang anda untuk membayar apa yang anda bayar, buatlah dasar pembayaran terperinci terlebih dahulu untuk mengeluarkan kredit dan menggunakan kebijaksanaan dan profesionalisme apabila cuba mengumpulkan pada akaun masa lalu.
Buat Dasar Pembayaran
Sebelum anda membenarkan pelanggan atau pelanggan menangguhkan pembayaran, membayar kredit atau membayar selepas penghantaran produk atau perkhidmatan, membangunkan dasar pembayaran yang menggariskan istilah anda. Ini harus memasukkan butiran mengenai apabila anda mempertimbangkan bayaran yang telah dibayar masa lalu, seperti 10 hari atau 30 hari selepas invois dikeluarkan. Ia juga harus memasukkan butiran mengenai apa yang akan berlaku jika pembayaran tidak diteruskan, seperti penalti dan bayaran lewat, menghentikan perkhidmatan atau mengambil tindakan undang-undang.
Alamat Spesifik
Rujuk kepada perjanjian kontrak anda dengan pelanggan dalam merangka surat koleksi anda. Merujuk pesanan itu, nombor invois, tarikh khidmat atau pembelian dan tarikh pembayaran asal perlu dibayar. Sekiranya terdapat percubaan sebelumnya untuk mengutip, sebutkan juga, dan berikan pelanggan jumlah yang termasuk penalti. Sebagai contoh, "Pesanan anda sebanyak 1,000 botol air telah dihantar pada 1 Oktober dan invois sebanyak $ 250 telah dikeluarkan melalui e-mel 3 Oktober dengan tarikh pembayaran 3 November. Akaun anda kini telah 30 hari yang lalu dan akaun anda telah dinilai Yuran $ 25, menjadikan baki tertunggak anda $ 275, dibayar dengan segera."
Jadilah simpatik, namun tegas
Walaupun sesetengah pelanggan yang tidak membayar mungkin mengelakkan bil mereka, yang lain mungkin lupa tarikh pembayaran mereka atau mempunyai masalah aliran tunai yang serius. Beri pelanggan manfaat keraguan semasa menulis surat koleksi untuk mengelakkan meletakkan mereka pada pertahanan. Sebagai contoh, "Kami faham keadaan yang tidak dijangka dapat timbul dan kami komited untuk bekerja dengan anda untuk menyelesaikan perkara ini." Pendekatan ini tidak menghina pelanggan, tetapi menjelaskan bahawa pembayaran mesti dibuat tanpa mengira keadaan.
Lampirkan Dokumen Pengesahan
Lampirkan salinan koleksi kutipan anda yang telah dikeluarkan sebelum ini, surat-menyurat yang lalu mengenai isu ini, salinan mana-mana kontrak yang ditandatangani atau perjanjian tertulis dan petikan daripada dasar pembayaran anda. Jika anda bersedia untuk berunding mengenai baki atau mengambil bayaran separa, gariskan syarat khusus tawaran anda. Berikan nombor untuk memanggil jika pelanggan mempunyai soalan dan masukkan sampul surat yang telah dibayar terlebih dahulu, beralamat sendiri untuk pembayaran mudah.
Gunakan Peguam
Sekiranya percubaan berulang untuk mengutip akaun masa lalu tidak membuahkan hasil, anda boleh memilih untuk mempunyai seorang peguam menghantar surat kutipan bagi pihak anda. Peguam anda boleh mengesyorkan ancaman mahkamah tuntutan kecil, rujukan kepada agensi kutipan, pelaporan kredit atau tindakan undang-undang lain. Timbang manfaat kos dari apa yang diperlukan untuk menanam usaha pengumpulan anda kepada profesional undang-undang berbanding dengan jumlah yang mungkin anda dapat kumpulkan dari pelanggan anda. Sebagai contoh, menggunakan peguam untuk menulis surat kutipan untuk tagihan $ 50 mungkin tidak berkos efektif, tetapi menggunakan bantuan profesional untuk pengumpulan pada akaun $ 10,000 hampir pasti bernilai perbelanjaan.
