Tidak kira berapa banyak yang anda cuba, kadang-kadang perkara tidak berfungsi seperti yang anda merancang. Apabila itu berlaku dalam perniagaan, anda mungkin akan menjejaskan pelanggan atau klien yang bernilai. Mungkin anda secara tidak sengaja berbohong kepada pelanggan atau salah seorang pekerja anda tidak mengendalikan situasi dengan sewajarnya. Mungkin anda terlepas tarikh akhir pelanggan atau menghantar kuantiti item yang tidak mencukupi. Menulis surat maaf boleh dibenarkan dalam keadaan tertentu untuk memastikan hubungan kerja anda berterusan. Sekiranya anda membuat kesilapan, menyebabkan kelewatan, menghantar produk yang rosak atau menyediakan perkhidmatan yang buruk, anda ingin membuat permohonan maaf secara ikhlas kepada pelanggan atau pelanggan anda.
Cara Menulis Surat Apology kepada Pelanggan
Apabila anda bekerja dalam industri perkhidmatan pelanggan, perniagaan anda hanya sekedar cara anda memperlakukan pelanggan anda. Pelanggan mengambil pepatah "pelanggan sentiasa betul" kepada hati. Sekiranya sesuatu berlaku untuk membuat pelanggan merasa salah, amalan yang baik untuk menulis surat maaf.
Surat permintaan maaf kepada pelanggan harus ditulis pada surat kepala syarikat, atau dihantar melalui e-mel oleh orang butiran untuk aduan syarikat. Ia harus dialamatkan kepada orang yang membuat aduan itu dan dihantar tepat pada masanya. Surat anda harus bermula dengan permintaan maaf yang mengakui apa yang berlaku. Tanggungjawab terhadap tindakan anda dan pastikan anda merasa terdengar oleh pelanggan. Cobalah untuk memberitahu pelanggan bahawa anda dapat melihat bagaimana perasaannya dan mengapa dia kecewa. Akhir sekali, menawarkan cara untuk mengoreksi salah jika mungkin.
Contoh:
Dear Michelle,
Terima kasih kerana menghubungi saya mengenai perkhidmatan yang anda terima di kedai kami minggu lepas. Saya ingin memohon maaf kerana bagaimana juruwang kami mengendalikan keadaan dengan pulangan barangan anda. Saya minta maaf dia memberikan maklumat yang salah mengenai bayaran balik anda. Dia sepatutnya memeriksa dengan seorang pengurus sebelum memberitahu anda bahawa dia hanya boleh membuat pulangan jika anda menerima resit. Maafkan saya menghabiskan 20 minit dengan juruwang kami. Saya akan kecewa juga. Sekiranya anda ingin masuk ke kedai minggu ini, saya secara peribadi akan mengendalikan kembali anda. Ia hanya akan mengambil masa beberapa minit.
Yang ikhlas,
Roger S.
Pengurus kedai
Cara Minta Maaf kepada Pelanggan
Hubungan dengan pelanggan yang berterusan juga penting untuk perniagaan anda. Sama ada ia adalah pelanggan lama atau yang sudah lama ditubuhkan, anda ingin memastikan anda menangani sebarang masalah yang timbul secepat mungkin.
Untuk meminta maaf kepada pelanggan, ia pergi jauh untuk menulis surat. Ia menunjukkan bahawa anda telah mengambil perhatiannya dengan hati dan mengambil masa dalam jadual sibuk anda untuk menulis surat. Sama seperti surat permintaan maaf kepada pelanggan, surat tersebut hendaklah ditulis di surat syarikat atau dihantar melalui e-mel, oleh anda atau ketua jabatan. Cuba hantar surat secepat mungkin mengikut mana-mana penyiasatan dalaman yang diperlukan untuk melihat mengapa kesilapan atau pengawasan berlaku. Mulailah surat dengan permintaan maaf yang menunjukkan anda faham mengapa pelanggan anda kecewa. Ambil tanggungjawab atas kesilapan itu dan berikan tindakan pembetulan. Oleh kerana anda mempunyai hubungan yang berterusan, ia juga merupakan idea yang baik untuk menyediakan satu masa untuk bercakap supaya anda boleh membincangkan apa yang berlaku.
Dear Michael,
Saya sangat menyesal bahawa kami terlepas tarikh akhir bagi reka bentuk laman web terkini. Saya ingin memohon maaf kerana tidak memberitahu anda bahawa kami berjalan di belakang. Pengurus projek kami sepatutnya memberitahu anda bahawa projek itu tidak berada di landasan untuk memenuhi tarikh akhir Januari. Selepas bercakap dengannya, nampaknya dia terlalu banyak menggunakan projek dan tidak seperti perkara yang sepatutnya. Saya tahu betapa mengecewakannya untuk terlepas tarikh akhir projek. Saya boleh memberi jaminan kepada anda bahawa kami boleh menyiapkan projek itu pada akhir minggu. Saya bersedia untuk memotong pembayaran seminggu dari kenyataan anda yang berikutnya dengan suci hati. Saya gembira untuk membincangkan ini dengan anda. Sila hubungi saya apabila anda mendapat peluang.
Yang ikhlas,
Brook B.
Pengarah Reka Bentuk
Kenapa Diperlukan untuk Memohon maaf
Memohon maaf adalah amalan perniagaan yang baik. Ia menunjukkan bahawa anda mengambil berat tentang hubungan berterusan anda dengan pelanggan dan pelanggan anda. Ia juga menunjukkan bahawa anda boleh mengakui dan menghormati perasaan parti yang tidak disengaja tanpa mendapat defensif atau menuduh.
Mengambil pemilikan kesilapan anda menunjukkan banyak integriti, yang mungkin menggalakkan pelanggan atau pelanggan yang ingin terus menjalankan perniagaan dengan anda.
