Menjaga penyelia, rakan sebaya dan orang bawahan anda dengan bijak adalah sangat penting bagi pejabat yang lancar. Walaupun banyak maklumat sehari-hari dipertukarkan secara peribadi, melalui e-mel, atau di telefon, kadang-kadang perlu menulis memo pejabat yang memorializes perbincangan dan tindakan yang telah berlaku (termasuk penilaian pekerja) dan / atau memberikan semua orang "mengetuai" mengenai perubahan yang akan berlaku. Inilah yang anda perlu tahu untuk mengumpul fikiran anda dan menulis memo yang berkesan.
Kenal pasti maksud memo yang anda ingin tulis. Cuba meringkaskannya dalam satu kalimat pendek. Contoh: Orientasi untuk Pekerja Baru; Prosedur Baru Untuk Memproses Tuntutan Perjalanan; Holiday Potluck. Kalimat ini akan menjadi baris "Subjek" di bahagian atas memo anda terus di bawah penerima.
Kenal pasti individu-individu yang memo akan pergi ke. Sekiranya hanya kepada beberapa orang, memo akan mengenal pasti setiap nama tersebut dengan nama, tajuk, dan jabatan. Jika, bagaimanapun, ia akan menjadi kumpulan besar, mereka akan dikenal pasti dengan tajuk kolektif. Contoh: Semua Pekerja; Pengurus Bahagian 4; Kakitangan Sokongan Perkeranian. Maklumat ini akan diletakkan di dalam "To" baris memo.
Kenal pasti diri anda dan tajuk anda dalam baris "Dari". Walaupun semua orang mengenali anda sebagai "Bob," anda harus mengenali diri anda dengan nama pertama dan terakhir anda.
Ikuti "Peraturan 3" dalam membina kandungan memo anda; secara khusus, beritahu pembaca anda apa yang akan anda beritahu mereka, beritahu mereka apa itu, dan selesaikan dengan mengulangi apa yang telah anda katakan kepada mereka. Sebagai contoh, mungkin memo anda tentang mengingatkan pekerja anda bahawa gangguan musim cuti menjadikannya masa yang paling popular untuk pencuri untuk mencuri item seperti dompet dan barangan peribadi yang tersisa. Perenggan pertama akan menasihati mereka tentang keperluan untuk berhati-hati. Perenggan kedua akan memberikan tip mengenai mengunci meja dan pintu dan menjadi lebih menyedari pengunjung. Perenggan ketiga akan mencadangkan tindakan untuk diambil jika mereka mematuhi tingkah laku yang mencurigakan atau menjadi mangsa kecurian pejabat.
Gunakan mata peluru untuk memo yang menyediakan kandungan prosedur atau apa-apa jenis senarai semak. Ini lebih mudah untuk diikuti dan difahami daripada membenamkannya dalam perenggan naratif.
Perhatikan aturan margin 1-inci di sebelah kiri dan kanan dan bahagian bawah halaman. Bahagian atas halaman anda mungkin ada beberapa bentuk kepala surat atau templat yang akan menjatuhkan margin teratas anda beberapa inci. Jika anda tidak mempunyai surat, anda boleh membuat sendiri dokumen yang menarik dengan memusatkan perkataan "MEMO" dalam huruf tebal 2 atau 3 inci dari bahagian atas halaman. The "To:", "From:" dan "Subject:" akan ditaip di margin tangan kiri. Badan memo adalah jarak tunggal.
Gunakan 12 pt. fon yang mudah bagi penerima anda untuk membaca. Times New Roman and Courier adalah standard; Bookman dan Palatino juga boleh diterima.
Meneliti kandungan anda dengan teliti sebelum mencetaknya.
Salinan salinan sebanyak mana yang anda perlukan dan edarkannya kepada penerima.
Petua
-
Apabila boleh, simpan memo anda ke satu halaman. Dengan seberapa banyak yang perlu dilakukan oleh semua orang di pejabat, apa-apa memo yang pergi ke banyak halaman mungkin akan diketepikan untuk dibaca kemudian dan akhirnya akan menuju ke bahagian bawah timbunan. Sekiranya kandungan itu bersifat mendesak atau mengenai pertemuan yang akan datang, mereka perlu meletakkan pada kalendar mereka, pastikan bahawa perkara ini menonjol dalam baris subjek supaya pembaca anda tidak akan ketinggalan.
Amaran
Sekiranya kandungan memo anda negatif atau mungkin ditulis dalam semangat saat mengejutkan, tetapkannya untuk beberapa jam atau sehingga keesokan harinya dan bacalah lagi.
