Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda ingin mewujudkan persekitaran kerja yang produktif yang merangsang kreativiti dan inovasi. Ruang kecil yang penuh sesak dengan perabot lama dan komputer ketinggalan zaman boleh menjejaskan semangat kerja dan prestasi keseluruhan. Oleh itu, penting untuk menubuhkan sistem pejabat moden yang membuat pasukan anda terlibat dan bermotivasi. Fikirkannya sebagai pelaburan dalam perniagaan anda.
Petua
-
Sistem pejabat adalah rangkaian sumber yang saling berkaitan yang menjamin persekitaran kerja yang lancar.
Apakah Sistem Pejabat?
Sistem istilah istilah mempunyai makna yang berbeza untuk orang yang berbeza. Secara umum, ia merujuk kepada pelbagai komponen dan elemen pejabat, dari komputer dan peralatan kerja ke susun atur dan suasana fizikalnya. Ia juga meliputi cara pekerja berinteraksi dan budaya pejabat keseluruhan.
Tanpa unsur-unsur ini, pejabat hanya ruang atau ruang kosong. Ia adalah orang-orang dan peralatan yang menjadikan ruang ini menjadi persekitaran yang menarik dan produktif, yang sejajar dengan visi dan matlamat mereka. Sebenarnya, beberapa sumber mengatakan bahawa produktiviti terpulang kepada 20 peratus lebih tinggi di syarikat yang mempunyai ruang pejabat yang direka dengan baik _._ Pekerja perlu berasa selamat dan selesa di tempat kerja dan mempunyai akses kepada peralatan yang berkualiti supaya mereka dapat mencapai prestasi puncak.
Ruang kerja fizikal mempunyai kesan langsung kepada produktiviti dan kepuasan kerja pasukan anda. Prestasi kesejahteraan pekerja dan tempat kerja sangat berkaitan. Pekerja bahagia akan berasa lebih bermotivasi dan akan bekerja lebih keras untuk membantu organisasi berkembang dan mencapai matlamatnya. Ini akan menyebabkan pelanggan yang lebih bahagia dan perkhidmatan berkualiti tinggi.
Meningkatkan Aliran Maklumat
Sistem pejabat berfungsi akan memastikan bahawa pekerja anda mempunyai akses kepada pengetahuan yang mereka perlukan apabila mereka memerlukannya. Oleh itu, penting bagi anda menyediakan mereka dengan sistem komputer moden, perisian dan peralatan yang membantu memudahkan aliran maklumat. Pertimbangkan untuk melabur dalam alat kerjasama pasukan seperti Slack dan Asana, sistem VoIP, perisian pejabat, ethernet dan perisian pengurusan projek.
Dengan sumber-sumber ini, pasukan anda akan mempunyai akses masa nyata kepada data dan boleh berkomunikasi dengan lebih berkesan. Pekerja yang melancong atau bekerja dari jauh akan dapat berkongsi fail semasa pergi, berbual dengan rakan sekerja mereka melalui web dan bertukar maklumat dengan cepat. Sesetengah alat seperti perisian pengurusan projek dapat menyelaraskan tugas yang memakan masa, meningkatkan kerjasama dan menghasilkan laporan dengan wawasan berharga mengenai projek-projek di mana anda bekerja.
Pertimbangkan Mengupah Pengurus Pejabat
Sebagai pemilik perniagaan, anda mungkin tidak mempunyai masa atau kepakaran yang diperlukan untuk memastikan berfungsi dengan baik sistem pejabat. Anda lebih suka memberi tumpuan kepada aspek teras perniagaan anda, seperti memperoleh pelanggan baru atau mengembangkan operasi anda. Dalam kes ini, pertimbangkan untuk melantik seorang pengurus pejabat. Beliau akan memastikan pejabat anda berjalan dengan lancar, mengatur susun aturnya, menjadualkan mesyuarat dan menentukan jenis perisian dan peralatan lain yang diperlukan oleh pasukan anda.
Fungsi pengurus pejabat bergantung kepada industri dan jenis perniagaan. Sebagai contoh, seseorang yang bekerja untuk pejabat undang-undang akan mempunyai tanggungjawab yang berbeza daripada yang digunakan oleh agensi kreatif atau syarikat penyelidikan. Secara umum, pengurus pejabat bertanggungjawab untuk:
- Menyelesaikan tugasan pentadbiran
- Menyelia pekerja
- Mengadakan acara, mesyuarat dan persidangan
- Pembelian perisian perniagaan, bekalan pejabat dan peralatan
- Mengurus belanjawan pejabat
- Memastikan pematuhan pekerja terhadap polisi kesihatan dan keselamatan
- Menyediakan laporan
- Menganalisis penggunaan tenaga
- Menjaga bekalan dalam stok
- Mengekalkan keadaan pejabat
- Mengenal pasti ketidakcekapan dan bidang penambahbaikan
- Menyelesaikan konflik dan tugasan tugas
Selain itu, para profesional ini dapat menerangkan teknologi pejabat dan amalan pengurusan kepada pasukan anda, menyediakan latihan dan melaksanakan tugas umum IT. Sesetengah mungkin mengendalikan gaji dan perakaunan. Peranan utama mereka adalah untuk memastikan kelancaran fungsi pejabat anda.
Buat Budaya Pejabat Positif
Selain melabur dalam peralatan berkualiti dan mematuhi amalan kesihatan dan keselamatan, penting untuk mewujudkan budaya pejabat yang positif. Kakitangan anda adalah aset paling berharga anda, jadi anda perlu menyediakan persekitaran kerja di mana mereka menikmati menghabiskan masa. Budaya syarikat merupakan komponen utama sistem pejabat yang efektif.
Tumpukan pada mewujudkan suasana di mana orang merasa terlibat dan bermotivasi. Luangkan masa untuk mendengar apa yang mereka katakan dan minta maklum balas mereka dengan kerap. Mereka mungkin mempunyai idea dan cadangan baru tentang bagaimana untuk mengurangkan kos operasi, menarik lebih ramai pelanggan atau melakukan perkara yang lebih baik dan lebih cepat. Galakkan mereka untuk menyatakan pendapat mereka dan beritahu anda apa yang mereka perlukan untuk bekerja dengan lebih cekap.
Perkara-perkara mudah seperti menyediakan kopi percuma, beralih ke meja ergonomik dan meraikan kejayaan kecil bersama-sama boleh pergi jauh ke arah kepuasan dan produktiviti pekerja. Malah, organisasi yang bekerja dengan pekerja melaporkan a mengejutkan 202 peratus prestasi yang lebih tinggi daripada yang tanpa mereka. Sistem pejabat yang direka dengan baik mungkin betul-betul apa yang anda perlukan untuk mengembangkan perniagaan anda dan mendapat kelebihan daya saing.
