Sama ada pertemuan itu dengan rakan sekerja atau pesaing, anda sentiasa dinasihatkan untuk meringkaskan apa yang telah dibincangkan dan terutama yang diputuskan, dan untuk melakukannya secara bertulis, secepat mungkin selepas itu. Anda boleh menggabungkan bahagian yang relevan dari perpustakaan dokumen perniagaan, seperti yang ada di "Inc." Laman web majalah.
Perkara yang anda perlukan
-
Nota atau rekod lain dari mesyuarat
-
Dokumen yang dirujuk atau diedarkan dalam mesyuarat
Mulakan dengan rekap mesra dan jelas mengenai tarikh, masa dan tempat mesyuarat, yang menghadiri apa kapasiti dan pernyataan ringkas mengenai tujuan mesyuarat. Sebagai contoh, "Dear Mike: Terima kasih sekali lagi untuk menghabiskan pagi semalam dengan saya dan Steve dari jabatan seni kami, membincangkan rancangan untuk membuat semula pembungkusan anda."
Tinjau apa dokumen dan bahan yang dibentangkan dalam mesyuarat itu dan sebarang perbincangan penting mengenai mereka: "Saya gembira anda menyukai idea Steve seperti yang saya lakukan. Kami bersetuju bahawa kadbod heksagon memberikan produk anda perubahan yang signifikan untuk memberi perhatian kepada ciri-ciri yang anda tambah tahun depan, tetapi membinanya untuk berbaring mendatar di rak akan lebih stabil dan membolehkan kami membuat kedua-dua hujung hanya sedikit cembung, bukannya satu rata dan satu lagi titik lanjutan tanpa sambungan sebenar kepada produk."
Menyediakan laporan mengenai semua perkara tindakan yang dipersetujui dalam pertemuan itu: "Steve telah komited untuk memiliki spesifikasi reka bentuk baru untuk unit fabrikasi kami hari ini, dan mereka sepatutnya dapat memberi saya angka kos baru untuk kadbod mendatar menjelang akhir minggu. dan saya kedua-duanya akan kecewa sekiranya angka tersebut tidak sekurang-kurangnya 20 peratus di bawah anggaran yang kami telah semalam untuk kadbod tegak, tegak tinggi, kerana fabrikasi itu akan menjadi simetrik dan kurang kompleks untuk dimuatkan. keputusan dari anda sama ada tali pinggang tali pinggang akan dicetak atau timbul, dan sama ada anda mahu dakwat logam di atasnya, sebelum kami dapat menampung kosnya."
Tetapkan garis masa untuk langkah seterusnya oleh semua pihak: "Saya membuat nota bahawa anda fikir anda boleh mendapatkan keputusan yang dibuat pada hari ini atau esok. Itu akan membolehkan kami kembali kepada anda dengan perniagaan dekat hari Isnin dengan angka harga cukup teguh sehingga kami dapat memulakan untuk memformalkan kontrak."
Tutup surat itu sebagai fesyen yang mesra seperti yang sesuai dengan jenis mesyuarat, dan tulis ulang rencana untuk sebarang mesyuarat lain yang telah anda janjikan: "Selalu ada pertemuan yang menyenangkan dengan anda Saya makan tengah hari pada hari Selasa di pejabat anda pada kalendar saya, apabila saya akan membawa mockup Steve bekerja, sila beritahu saya jika Jan akan dapat menyertai kami."
Petua
-
E-mel baik-baik saja sebagai cara untuk menghantar susulan mengikut cara yang tepat pada masanya, tetapi ia adalah yang terbaik untuk melampirkan salinan juga, terutamanya apabila mesyuarat itu termasuk beberapa syarikat dan perkara-perkara yang akan diformalkan kemudian dalam kontrak dan pesanan pembelian. Hantar salinan surat rekap kepada semua orang yang menghadiri mesyuarat atau disebutkan dalam surat dengan nama, fungsi atau jabatan.
