Jabatan perkhidmatan pelanggan yang cekap dapat menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat dan mencipta kepuasan yang tinggi. Sebahagian daripada apa yang membuat jabatan perkhidmatan pelanggan cekap adalah pelaksanaan prosedur dan proses khidmat pelanggan yang baik. Buat prosedur yang masuk akal, dan buat satu program latihan yang membantu rakan sekutu anda belajar menggunakan teknik ini dan beradaptasi dengan keperluan pelanggan.
Mengumpul Data
Apabila jabatan perkhidmatan pelanggan anda sudah biasa dengan setiap pelanggan, maka ia dapat membuat penyelesaian kepada masalah yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Untuk membantu rakan-rakan khidmat pelanggan tetap akrab dengan keperluan perniagaan pelanggan anda, anda perlu mempunyai sistem pengurusan pelanggan yang membolehkan wakil untuk memasukkan data tentang pelanggan. Apabila sistem pengurusan perkhidmatan pelanggan digunakan dengan betul, data dimasukkan setiap kali pelanggan memanggil masuk ke pangkalan data yang boleh diakses oleh setiap rakan layanan pelanggan. Apabila pelanggan itu memanggil semula, data akan tersedia dan profesional perkhidmatan pelanggan mewujudkan pengalaman peribadi untuk pelanggan.
Garis Panduan
Rakan sekutu pelanggan hanya berkesan kerana garis panduan syarikat membenarkannya. Ini bermakna setiap profesional perkhidmatan pelanggan dalam organisasi anda perlu dilatih secara kerap pada jenis perkhidmatan yang diberi kuasa untuk menawarkan pelanggan, contohnya apa yang memerlukan penglibatan pengurusan dan cara terbaik untuk menggunakan sistem komputer untuk mengekalkan pengekalan klien. Latihan yang berterusan memastikan rakan-rakan khidmat pelanggan setakat ini mengenai sebarang perubahan dalam dasar syarikat yang boleh digunakan untuk melayani pelanggan, dan menyegarkan syarikat-syarikat bersekutu mengenai prosedur syarikat asas.
Pengalaman pelanggan
Proses perkhidmatan pelanggan yang baik mengakui bahawa pengalaman pelanggan adalah sama pentingnya dengan hasil yang ditawarkan oleh wakil khidmat pelanggan. Pastikan terdapat sistem yang mendapat panggilan pelanggan dengan segera. Pelanggan tidak boleh ditahan selama lebih daripada 60 saat, dan seorang profesional perkhidmatan pelanggan harus selalu meminta maaf kerana meletakkan pelanggan ditahan apabila dia memilih panggilan balik. Seorang profesional perkhidmatan pelanggan harus dapat mengenali dengan segera jika dia dapat membantu pelanggan, atau jika pelanggan perlu dipindahkan ke pengurus atau departemen yang berlainan. Apabila memindahkan pelanggan, syarikat bersekutu perkhidmatan harus tetap dalam panggilan sehingga pelanggan disambungkan kepada orang lain.
Penambahbaikan
Perkhidmatan pelanggan adalah sebuah jabatan yang dinamik di mana penambahbaikan kepada alat-alat yang sedia ada untuk bersekutu, proses yang dikaitkan dengan penggunaan dan interaksi antara perkhidmatan pelanggan dan jabatan-jabatan lain harus sentiasa diterokai. Rakan kongsi perkhidmatan pelanggan menerima maklumat yang berharga daripada pelanggan sepanjang hari mengenai penambahbaikan produk, isu pembungkusan dan cadangan pemasaran. Harus ada satu prosedur di tempat yang membolehkan wakil khidmat pelanggan untuk berkongsi input pelanggan dengan jabatan yang sesuai di dalam syarikat.
