Malah di pejabat satu orang, mengatur prosedur pejabat adalah penting untuk operasi perniagaan yang cekap. Mewujudkan satu set prosedur teratur menjadikan perniagaan lebih mudah dan mengurangkan jumlah masa yang diperlukan untuk tugas-tugas di atas seperti memfailkan, membeli dan melakukan kerja-kerja asas dokumen.
Perkara yang anda perlukan
-
Perisian pemproses kata
-
Mesin pencetak
-
Pengikat tiga cincin
Buat senarai prosedur yang perlu dianjurkan. Pastikan anda menyenaraikan semua prosedur pejabat yang anda jangkakan lakukan pada masa akan datang, walaupun ia jarang dilakukan.
Tentukan orang yang bertanggungjawab untuk setiap prosedur pejabat. Jika lebih daripada satu orang bertanggungjawab, kenal pasti orang yang melakukan prosedur yang paling berkesan, atau siapa yang paling jelas tentang menerangkan prosedur.
Minta setiap orang menulis huraian terperinci bagaimana mereka melaksanakan setiap prosedur pejabat. Pastikan setiap orang mengikuti langkah demi langkah, format yang jelas dengan menyediakan templat atau sampel bagaimana setiap deskripsi prosedur pejabat harus ditulis. Minta setiap orang memberikan satu salinan huraian mereka dalam format dokumen pemprosesan kata yang sama.
Gabungkan semua deskripsi prosedur pejabat ke dalam satu dokumen induk tunggal, dianjurkan ke dalam bab mengikut fungsi. Sebagai contoh, kumpulan semua prosedur perakaunan ke dalam satu bab, semua prosedur penghantaran ke bab lain.
Cetak dokumen lengkap dan sediakan sekurang-kurangnya satu pengikat tiga cincin dengan semua prosedur pejabat untuk kakitangan anda. Sediakan setiap kakitangan dengan dokumen berasingan, yang meliputi semua prosedur pejabat yang mereka bertanggungjawab, dan memastikan semua kakitangan membaca dokumen yang berkaitan dengan prosedur pejabat yang mereka kerap melakukan.
