Mentafsirkan dasar perniagaan biasanya melibatkan menjelaskan prosedur syarikat, yang sering ditulis dalam bahasa birokrasi, kepada pelanggan yang sudah jengkel dan kecewa. Dengan mengiktiraf kekecewaan mereka dan menggunakan bahasa biasa dan biasa untuk menerangkan apa yang diperlukan oleh pelanggan untuk meneruskan, wakil khidmat pelanggan dapat meresapi keadaan tegang, memaksimumkan peluang untuk melakukan transaksi yang berjaya dan memberikan petunjuk kepada maklumat lain, seperti brosur, pautan laman web dan nombor telefon lain untuk bantuan dan sokongan.
Sediakan dasar perniagaan dengan menerangkan bagaimana ia membantu memperkemas transaksi perniagaan yang sebenarnya membantu pelanggan dalam jangka masa panjang. Berikan butir-butir mengenai mengapa perubahan kepada dasar terdahulu menjadikan dasar semasa lebih berfaedah dari segi keuntungan jangka panjang. Namakan sebarang undang-undang, kajian yang dijalankan, maklum balas pelanggan yang diperoleh atau amalan perniagaan konvensional yang menguatkan pelaksanaan amalan perniagaan.
Melibatkan pelanggan dalam tafsiran dasar perniagaan. Mintalah maklum balas terang tentang bagaimana peraturan memberi kesan kepada perniagaan mereka. Sebagai contoh, rakam input dengan kaji selidik dalam talian menggunakan aplikasi perisian percuma seperti Qualtrics, Zoomerang atau SurveyMonkey. Terbitkan penemuan anda supaya pelanggan dapat melihat bahawa anda telah mengambil maklum balas mereka dengan serius dan berhasrat untuk bertindak atas cadangan mereka. Sebagai contoh, mengurangkan masa perkhidmatan pelanggan mungkin memberi kesan buruk kepada perniagaan pelanggan tetapi mengurangkan kos keseluruhan, jadi manfaat dasar tersebut mesti dijelaskan atau tidak puas hati.
Terangkan alternatif. Jika penafsiran semasa dasar perniagaan untuk organisasi anda tidak memungkinkan seorang pelanggan untuk melakukan perniagaan dengan anda, memeriksa opsyen, terutama jika akaun pelanggan memberikan peluang yang lumayan atau menunjukkan kesetiaan yang signifikan. Elakkan merosakkan reputasi syarikat anda dengan mengambil sikap tegas tanpa mempertimbangkan kemungkinan lain. Contohnya, cadangan pilihan lain untuk menangani pertanyaan pelanggan, seperti teknologi media sosial, termasuk wiki, blog dan forum. Mendidik pelanggan tentang peluang latihan dan sumber daya yang terdapat di laman web syarikat untuk menangguhkan dan mengimbangi ketidakpuasan dengan dasar-dasar perniagaan.
Tinggalkan tafsiran ketat untuk pelaksanaan jika pelanggan menentang. Cadangkan tarikh pelaksanaan yang membolehkan waktu pelanggan untuk menyesuaikan diri dengan dasar baru dan penguatkuasaan dasar semasa. Contohnya, pastikan dokumentasi yang mencukupi dan sistem sokongan dalam talian wujud sebelum menghapuskan sokongan telefon untuk produk dan perkhidmatan. Memastikan kepuasan pelanggan melibatkan mengesahkan bahawa mekanisme sokongan baru memenuhi keperluan pelanggan sedia ada dan pelanggan masa depan. Menyediakan seminar, latihan, bengkel dan bentuk sokongan lain untuk menafsirkan dasar perniagaan syarikat anda sebelum menamatkan perkhidmatan yang memberi kesan kepada perniagaan pelanggan.
