Apabila perniagaan pertama mula menggunakan komputer dalam jumlah yang banyak, para pakar mengumumkan akan datangnya "masyarakat tanpa kertas." Revolusi komputer masih mempunyai cara untuk menyampaikan janji itu. Walau bagaimanapun, proses berasaskan kertas tradisional - baik perniagaan dan peribadi - terus berpindah ke lebih banyak bentuk berkomputer, dan untuk beberapa sebab yang sangat baik.
Dokumen
Komputer ini telah memberikan kemudahan dan fleksibiliti kepada penciptaan dan pengeditan dokumen. Berbeza dengan mesin taip, program pemprosesan perkataan berkomputer menawarkan pilihan gaya, typefaces dan format untuk hampir tidak terbatas. Kesalahan menaip boleh dengan mudah diperbetulkan di skrin tanpa memerlukan pembetulan cecair atau pita pembetulan. Blok teks keseluruhan boleh dengan mudah disalin dari satu dokumen ke dokumen yang lain tanpa memerlukan sebarang retyping. Foto dan grafik lain boleh dimasukkan ke dalam dokumen dengan sedikit usaha.
Perkongsian
Berkongsi dokumen dengan sistem berkomputer adalah mudah. Tidak perlu membuat salinan fizikal dokumen itu dan kemudian mel atau fakskannya kepada penerima. Dokumen pada fail dalam sistem berkomputer boleh dikongsi dengan orang lain yang mempunyai akses kepada sistem itu dengan hanya memaparkan dokumen tersebut pada skrin komputer mereka sendiri. Dokumen boleh dikongsi di luar syarikat dengan melampirkan dokumen itu ke e-mel yang dihantar kepada penerima.
Filing
Tujuan pemfailan bukan sekadar menyimpan dokumen, tetapi juga menjadikannya mudah diakses. Komputer cemerlang dalam ini dengan cara kabinet pemfailan mudah tidak boleh. Dokumen yang difailkan dalam sistem berkomputer secara automatik diindeks oleh sistem kawalan fail komputer. Indeks ini secara automatik dikemas kini dan dikekalkan oleh sistem tidak kira berapa kerap dokumen itu boleh dipindahkan atau diedit. Dokumen juga boleh didapati dengan mencari komputer mencari banyak dokumen untuk kata-kata atau frasa tertentu. Di samping itu, sistem pemfailan berkomputer boleh menyimpan sejumlah besar dokumen dalam sebahagian kecil ruang yang diperlukan oleh kabinet pemfailan fizikal.
Fungsi
Jauh dari sekadar representasi elektronik dokumen kertas statik, dokumen elektronik boleh menjadi entiti yang benar-benar interaktif. Versi elektronik borang pengisian, misalnya, boleh membenarkan kemasukan data terus ke dalam dokumen dengan pemeriksaan dan pengesahan ralat masa nyata. Pengiraan dan kefungsian boleh dibina terus ke dalam dokumen. Contohnya, pelanggan sedia ada boleh disenaraikan dalam dokumen elektronik dengan menggunakan dokumen menggunakan fail pangkalan data pelanggan komputer untuk membolehkan pengguna memilih nama pelanggan dari senarai semua pelanggan dalam fail tersebut. Logik yang dibina ke dalam dokumen kemudian akan memindahkan maklumat pelanggan secara automatik ke dalam dokumen, termasuk alamat, nombor perakaunan pelanggan, atau data lain yang dikehendaki.
Keselamatan
Keselamatan fizikal fail syarikat amat penting. Fail mesti dilindungi daripada kerosakan fizikal atau kemusnahan. Akses kepada fail oleh kakitangan yang tidak dibenarkan juga harus dicegah. Sistem pemfailan berkomputer memudahkan tugas-tugas ini. Salinan fail berkomputer dengan mudah boleh dibuat dan disimpan di pelbagai lokasi, baik dalam pelbagai platform komputer dalam rangkaian atau pada media data yang boleh ditanggalkan untuk penyimpanan fizikal di luar tapak. Fail dalam sistem komputer juga boleh disulitkan untuk menjadikannya tidak boleh dibaca oleh mereka tanpa kebenaran dibenarkan untuk melihat fail.
