Mengendalikan kajian proses perniagaan yang berkesan memastikan operasi syarikat anda menghasilkan hasil yang diinginkan dengan cara yang paling berkesan. Sebagai contoh, anda mungkin menjalankan semakan proses perniagaan sebelum membeli perkakasan atau perisian baru. Untuk menjalankan kajian proses perniagaan, berhimpun sekumpulan orang yang mewakili semua peringkat organisasi yang terjejas oleh sebarang perubahan pada proses perniagaan semasa. Memasang orang yang tepat boleh membantu anda mengenal pasti masalah, menentukan penambahbaikan yang berpotensi, menetapkan pengurus projek, melaksanakan perbaikan pantas dan membangunkan rancangan jangka panjang.
Peta proses semasa anda. Senaraikan proses perniagaan kritikal yang digunakan untuk menghasilkan produk dan perkhidmatan anda. Bincangkan masalah dalam persekitaran semasa, seperti kelewatan dalam menerima bekalan atau isu kualiti pembekal. Pegang satu siri mesyuarat untuk pasukan untuk membuat idea-idea tentang mengapa masalah wujud dan cara mengendalikannya. Lakukan penyelidikan untuk mengetahui bagaimana syarikat lain menangani masalah yang sama. Gunakan alat pemetaan proses perniagaan percuma, seperti Gliffy, Solusi Terbuka Bonita atau Questetra BPM, untuk mendokumenkan proses semasa anda.
Mengkaji proses perniagaan yang didokumenkan untuk memastikan butiran dengan tepat mencerminkan cara perniagaan berfungsi. Misalnya, mengedarkan prosedur penyelesaian masalah kepada semua kakitangan yang mengendalikan panggilan perkhidmatan pelanggan. Perhatikan kakitangan yang menggunakan prosedur dan nota penyelewengan untuk mengenal pasti jika kakitangan memerlukan kemahiran tambahan, pengetahuan, latihan atau pengalaman untuk membuat proses perniagaan berfungsi dengan berkesan.
Kenal pasti perubahan yang berpotensi. Tentukan bagaimana perubahan boleh mempengaruhi prosedur semasa. Perhatikan kakitangan yang menyelesaikan tugas untuk mengesahkan andaian. Wawancara pekerja untuk mengumpulkan input mereka mengenai masalah proses yang dihadapi oleh organisasi anda. Mengendalikan kaji selidik atau menjalankan kumpulan fokus untuk mengumpul idea untuk penambahbaikan. Jangan menganggap anda tahu penyelesaian yang betul, seperti membeli perkakasan atau perisian baru, tanpa memahami bagaimana sistem baru mempengaruhi organisasi.
Reka bentuk proses baru. Merancang semula proses perniagaan melibatkan memastikan semua proses untuk fungsi syarikat sejajar dengan matlamat strategik semasa. Fine tune the process based on the analysis conducted as part of the review process business. Semak proses baru anda dengan pasukan untuk menentukan kebergantungan antara organisasi dan masalah yang berpotensi. Dokumenkan semua perubahan yang dicadangkan oleh pasukan semakan proses perniagaan dan menyiarkan kesimpulan dalam surat berita, e-mel atau mekanisme komunikasi syarikat lain.
Menilai pelaksanaan anda. Ukur aktiviti operasi, seperti kepuasan pelanggan, kecacatan atau kos produk, untuk menentukan apakah penambahbaikan yang dihasilkan oleh kajian anda mempunyai kesan. Mengendalikan ulasan seterusnya dan menyesuaikan proses anda dengan sewajarnya jika tiada penambahbaikan telah dibuat dalam jangka masa yang dijangkakan.
