Pertubuhan bukan untung datang di bawah pengawasan dari pelbagai pihak berkepentingan kerana pergantungan mereka terhadap sumbangan amal atau kerana mereka mempunyai status pengecualian cukai. Untuk memastikan bahawa amalan pembelian anda dapat diselesaikan apabila disemak oleh media, penderma, Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri atau pihak berkepentingan lain yang berminat, penting untuk membuat dasar pemerolehan yang mengelakkan sebarang kemungkinan konflik kepentingan atau kekurangan ketelusan.
Tawaran Pelbagai
Sesetengah bukan keuntungan memerlukan pembelian di atas paras dolar tertentu untuk tawaran, dengan organisasi menerima banyak bida untuk vendor yang berbeza. Ini membantu mengurangkan peluang bahawa ejen pembelian, ketua jabatan atau pengarah eksekutif boleh memberi ganjaran kepada rakan, ahli keluarga atau rakan perniagaan yang menawarkan ganjaran peribadi atau rasuah secara terang-terangan. Ini juga menghalang pembekal lama daripada menaikkan kadar atau mengurangkan perkhidmatan setiap tahun kerana ia tahu ia tidak mempunyai persaingan.
Tawaran Rendah vs Bida Terbaik
Dasar perolehan anda boleh menghendaki organisasi anda mengambil tawaran terendah pada projek, perkhidmatan atau barang, atau membolehkan anda mengambil tawaran terbaik. Tawaran terbaik mungkin bukan yang paling murah, tetapi ia mungkin memberikan nilai yang lebih baik kepada organisasi. Sebagai contoh, satu firma pemasaran sukan mungkin menawarkan untuk menjalankan perlumbaan jalan raya 10 kilometer untuk bayaran yang lebih rendah daripada firma lain, tetapi penawar yang lebih tinggi mungkin mempunyai lebih banyak pengalaman menjalankan perlumbaan jalan raya dan mempunyai lebih banyak kenalan yang boleh membeli tajaan. Dalam sesetengah kes, keuntungan tidak membenarkan kontrak untuk pergi ke perniagaan selain pembida terendah selagi kontrak berada dalam peratusan tertentu tawaran terendah dan ejen pembelian, ketua jabatan atau pengurusan boleh menunjukkan sebab mengapa tawaran terendah bukan tawaran terbaik.
Permintaan untuk Cadangan
Sebagai sebahagian daripada dasar perolehan anda, buat dan mengeluarkan permintaan cadangan untuk projek, perkhidmatan atau barangan yang lebih besar daripada jumlah dollar tertentu. RFP adalah perniagaan piawai yang menggunakan perniagaan yang berkomunikasi kepada pembida berpotensi keperluan objektif yang sama untuk kontrak. RFP membantu pertubuhan bukan keuntungan membuat perbandingan epal ke epal.
Konflik-Kepentingan
Untuk menghalang pilih kasih, atau rupa pilih kasih, tanyakan kepada ahli lembaga dan kakitangan pengurusan jika mereka mempunyai kawan, ahli keluarga atau rakan kongsi perniagaan yang menjual barang atau perkhidmatan yang anda beli. Kebanyakan bukan organisasi mempunyai dasar yang melarang organisasi daripada menjalankan perniagaan dengan syarikat yang mempunyai hubungan rapat dengan pihak berkepentingan utama. Sebelum anda meluluskan kontrak yang besar, bagikan nama rakan perniagaan yang berpotensi dengan pihak berkepentingan utama anda untuk menentukan sama ada salah satu daripada mereka mempunyai konflik.
Ketelusan
Oleh kerana bukan keuntungan tidak bersaing dengan syarikat lain untuk keuntungan, mereka lebih berhak untuk mendedahkan maklumat perniagaan dengan orang awam. Jadikan dasar perolehan anda tersedia untuk orang ramai di laman web anda. Termasuk maklumat mengenai pembelian besar dalam laporan bendahari yang diberikan kepada lembaga pengarah anda dalam mesyuarat lembaga.
Kemampanan
Anda mungkin mahu memberi keutamaan kepada perniagaan yang menggunakan amalan perniagaan "hijau". Ini boleh merangkumi syarikat-syarikat yang telah dinyatakan secara umum dan inisiatif untuk mengurangkan penggunaan tenaga dan air, mengitar semula, menggunakan bahan organik dan bukan toksik atau mengurangkan pembungkusan.
