Pada asasnya, cadangan bertulis adalah komunikasi yang cuba memujuk pembaca. Ia melakukan ini dengan menawarkan sesuatu yang bermanfaat untuk ditukar dengan sesuatu sebagai balasannya. Menulis cadangan yang memenangi bukan hanya soal kandungan, tetapi juga merupakan struktur dan proses. Dalam erti kata lain, jika anda mengatakan perkara-perkara yang betul dalam susunan yang betul maka anda akan mempunyai proposal yang menang di tangan anda.
Fikirkan ringkasan eksekutif anda. Ini dilihat oleh banyak pihak sebagai bahagian paling penting dalam sesuatu cadangan. Ringkasan eksekutif anda harus menceritakan kisah cadangan anda dalam bentuk yang dipertingkatkan dan dipahami dan harus dimengerti oleh orang awam. Atas sebab ini, ringkasan eksekutif biasanya ditulis terakhir supaya tiada elemen utama cadangan ditinggalkan.
Setelah menerima cadangan, ramai orang akan membuat keputusan mengenai sama ada atau tidak patut dibaca semata-mata berdasarkan apa yang diucapkan dalam ringkasan eksekutif, jadi ini adalah sesuatu yang perlu anda fikirkan sepanjang sepanjang proses penulisan cadangan.
Alamat pelanggan dan keperluan mereka sepanjang cadangan anda. Ini menyampaikan mesej empati dan menunjukkan bahawa selain memenuhi keperluan perniagaan mereka dengan cara yang dijelaskan dalam cadangan anda, anda juga ingin membina hubungan kerjasama dengan mereka.
Kembalikan pemahaman anda tentang keperluan pelanggan supaya jelas bahawa penyelesaian yang dicadangkan anda akan memenuhi keperluan asal.
Terangkan bagaimana anda akan memenuhi keperluan mereka. Ini perlu sebagai tahap terperinci atau tinggi seperti yang diperlukan.
Huraikan dengan ringkas pengalaman anda, yang berkaitan dengan bagaimana anda memenuhi keperluan klien. Jika anda telah melepasi pelanggan yang telah bersetuju untuk digunakan sebagai rujukan, maka nyatakan siapa mereka dan bagaimana anda membantu mereka untuk mencapai matlamat mereka.
Terangkan kepada penyelidikan sebelumnya yang telah dijalankan, sama ada oleh diri sendiri atau oleh orang lain, dan jelaskan bagaimana anda akan menggunakannya untuk menyampaikan keperluan klien.
Tetapkan beberapa tonggak. Nyatakan penyerahan yang anda berikan untuk memberi kepada klien dan sebarang tujuan peringkat perkhidmatan yang berkaitan dengan masa untuk pemulihan.
Nyatakan harga anda untuk menyelesaikan kerja yang dijelaskan dalam cadangan itu. Bahagikan ini dengan detail seperti yang anda boleh, dan jika mungkin, terangkan bagaimana anda telah mencapai harga anda. Sebagai contoh, jika anda mengenakan kadar rata setiap perkataan diterjemahkan (P) untuk satu jenis terjemahan dan klien telah menyatakan bahawa terdapat beberapa perkataan tertentu yang perlu diterjemahkan (Q) kemudian menjelaskan bahawa harga anda adalah sama dengan P dikalikan oleh Q.
Sediakan jadual pengecasan apabila selesai pencapaian anda. Sebagai contoh, anda boleh menyatakan bahawa pelanggan akan membayar 100 peratus daripada bayaran tersebut apabila berjaya menyelesaikan segala pencapaian, atau 20 peratus dari jumlah harga setelah menyelesaikan setiap pencapaian individu (dengan mengandaikan lima pencapaian).
Tulis ringkasan eksekutif anda. Ingat bahawa ringkasan eksekutif harus menceritakan kisah tawaran anda dari segi isu, keutamaan dan keperluan pelanggan. Ringkasan eksekutif menarik akan memberi tumpuan kepada matlamat pelanggan dan bagaimana mereka akan dicapai, bukan pada butiran penyelesaiannya.
