Prosedur pejabat adalah penting jika anda ingin menjalankan perkara dengan lancar dalam persekitaran profesional, sama ada ia merupakan firma guaman, pejabat doktor atau kemudahan kerajaan. Adalah penting untuk mempunyai prosedur bertulis yang dapat dilihat Setiap pejabat harus mempunyai satu set prosedur bertulis yang dibangunkan oleh penyelia dan pengurus pejabat yang dapat dilihat di pejabat depan.
Prosedur Pejabat Apa Yang Perlu Menetapkan
Waktu pejabat harus menjadi perkara pertama yang disebutkan, dan semua pekerja harus bekerja tepat waktu dan siap untuk hari itu. Sekiranya pelanggan datang ke pejabat dan tidak seorang pun ada kemungkinan akan mempunyai pandangan negatif tentang perniagaan dan tidak akan pernah kembali. Juga, pejabat harus kemas, bersih dan dibekalkan dengan baik. Pastikan senarai dan daftar masuk daftar masuk tersedia untuk pelanggan masuk, dan jika boleh, buat kopi dan air disediakan. Kesan pertama adalah segalanya dalam perniagaan yang berjaya. Di samping itu, setiap pelanggan harus diperlakukan dengan hormat dan profesionalisme, sama ada mereka berada di pejabat atau di telefon. Sekiranya panggilan masuk untuk seorang penyelia, pekerja perlu mendapatkan semua maklumat sebelum menyambungkannya kepada pemanggil, termasuk nama, sifat panggilan dan nombor telefon sekiranya sambungan hilang. Sekiranya panggilan itu dibuat untuk pelantikan, mereka harus mengetahui jenis lawatan tersebut dan beritahu mereka apa yang ada, pastikan untuk mendapatkan nombor telefon sekiranya berlaku pembatalan. Mereka harus selalu mengulang apa yang dikatakan jadi tidak ada kekeliruan.
Pertubuhan
Menyusun dan menyelenggara stesen kerja untuk produktiviti maksimum, memastikan terdapat kertas di mesin fotokopi, komputer sedang berjalan dan berjalan, mel diedarkan dan pesanan dihantar. Sekiranya kerja anda melibatkan pengaturan perjalanan, pastikan anda mengetahui di mana penyelia anda ingin tinggal dan merekodkan masa penerbangan dan maklumat kereta sewa dan mengetahui tentang cuaca di destinasi pelancongan. Sentiasa periksa dengan penyelia anda sebelum membuat tempahan perjalanan. Apabila semua tempahan selesai, cetak dua jadual perjalanan-satu untuk anda dan satu untuk penyelia anda-dan pastikan anda memasukkan tarikh perjalanan pada kalendar.
Pada penghujung hari, tunjuk temu janji dengan penyelia anda dan beri tahu dia tentang janji temu jadinya untuk hari berikutnya. Tetapkan mesin penjawab ke mel suara atau ke perkhidmatan menjawab selepas waktu. Matikan semua peralatan, menyalin mesin, pencetak dan komputer dan kosongkan kuih kopi dan matikan pembuat kopi. Akhir sekali, pastikan semua pintu dikunci sebelum menetapkan penggera.
