Apabila anda menjalankan perniagaan di luar negara, anda perlu bukan sahaja menyedari perbezaan budaya antara negara, tetapi untuk menyesuaikan tindak balas anda sendiri terhadap perbezaan tersebut dengan sewajarnya. Ini benar terutamanya ketika menulis e-mel kepada syarikat Jepun atau prospek perniagaan yang bahasa utamanya tidak bahasa Inggeris, kerana walaupun salah fon mudah menjadi lebih rumit dengan penghalang bahasa. Dengan memerhati etika e-mel bahasa Jepun yang betul dalam suasana perniagaan, anda membuktikan kesediaan anda untuk memahami budaya Jepun dan lanjutan-kesesuaian anda kepada keperluan syarikat.
Nama-nama
Melampirkan kehormatan "-san" selepas nama penerima adalah kebaikan bersama, sama seperti menangani seseorang di Amerika sebagai Mister atau Miss. Jangan menggabungkan mereka, seperti menulis "Mr. X-san ", kerana ini pada dasarnya menyapa pembaca sebagai" Mister Mister X ". Ingatlah juga, di Jepun, nama keluarga dan nama keluarga ditulis dengan bertentangan dengan rakan Barat mereka - nama terakhir datang sebelum yang pertama. Sekiranya anda tidak pasti namanya adalah nama keluarga penerima anda, ketahui terlebih dahulu untuk mengelakkan kesilapan yang biasa dan menjengkelkan.
Kesopanan
E-mel perniagaan di Jepun biasanya ditulis dengan menggunakan bahasa yang sopan, kadang-kadang dipanggil "keigo," melainkan kedua-dua penghantar dan penerima mengenali antara satu sama lain dengan baik. Jika anda tidak pasti sama ada atau tidak menggunakan keigo, adalah idea yang baik untuk menggunakannya sehingga penerima memberitahu anda tidak perlu.
Hakikat keigo sangat dihargai dan dianggap standard memberikan anda petunjuk betapa pentingnya kesopanan dalam surat anda. Walaupun e-mel memang kurang formal daripada surat biasa, salam yang sopan sebelum melancarkan perkara itu adalah normal dan sering dijangkakan. Malah sesuatu yang kecil seperti bertanya tentang cuaca akan berfungsi dalam contoh ini.
Stringing
Ini sebenarnya dianggap kurang sopan di Jepun untuk terus mengutip mesej baru ke satu yang lebih tua, sehingga titik keseluruhan dibuat. Anda mungkin melihat ini di forum atau dua, dengan respons yang kemudiannya sering seperti "Re: re: re: re: subject." Ini adalah pilihan yang lebih baik untuk hanya membuat e-mel baru dan merujuk kepada yang sebelumnya dalam ayat atau dua, untuk memastikan e-mel kelihatan bersih dan profesional.
Vs. Bahasa Inggeris
Jika anda merasa yakin dengan kemahiran Jepun anda untuk menulis e-mel sepenuhnya dalam bahasa, pilihan ini akan meletakkan banyak ahli perniagaan dengan selesa. Walaupun bahasa Inggeris adalah subjek wajib yang diajar selama beberapa tahun di sekolah-sekolah Jepun, bahkan orang gaji Jepun tidak selalu mempelajari bahasa tersebut ke peringkat perniagaan, dan mereka tidak berbicara setiap hari kecuali dalam situasi di mana komunikasi antarabangsa adalah hal biasa. Jika anda lebih yakin dengan atau lebih suka menulis dalam bahasa Inggeris, perhatikan dalam e-mel anda bahawa komunikasi masa depan akan berlaku dalam Bahasa Inggeris melainkan jika penerima meminta mereka berada dalam bahasa Jepun.
Alternatif Gap Umur
Walaupun generasi muda umumnya lebih cerdas komputer, banyak syarikat Jepun masih dipimpin oleh orang tua yang mungkin tidak biasa, atau bahkan selesa dengan e-mel. Jika anda tahu penerima anda tidak biasa dengan e-mel, cuba tulis nota ringkas termasuk tawaran untuk bercakap lebih mendalam melalui telefon, atau secara peribadi jika boleh. Dengan cara ini anda memberi kuasa untuk membuat keputusan untuk pembaca anda, sambil memaparkan sikap anda sendiri dalam bentuk komunikasi.
