Surat perniagaan adalah satu bentuk komunikasi yang penting tidak kira apa negara anda bekerja, tetapi Jepun telah mengubah amalan menulis surat perniagaan menjadi bentuk seni. Menulis surat dalam dunia perniagaan Jepun tanpa menunjukkan pemahaman yang jelas mengenai protokol budaya mungkin secara tidak sengaja merumitkan hubungan anda dengan syarikat yang dipersoalkan. Surat yang ditulis dengan jelas yang mempamerkan kepekaan terhadap budaya lain akan membicarakan usaha anda, dan syarikat anda.
Komen Pembukaan
Komen pembukaan sangat penting, dan melampaui pembukaan "Dear Mr./Ms." Yang kami gunakan di Amerika. Secara umum, bentuk ucapan yang paling sopan ialah "Haikei", sama dengan "Dear" tetapi dalam suasana yang lebih formal. Bergantung kepada status orang yang anda tulis, wajar menggunakan sama ada -san atau sufiks-sama, walaupun yang terakhir hanya boleh digunakan jika anda menjadi sangat menentang penerima. Sambutan yang sedikit kurang formal adalah "Zenryaku" (diterjemahkan "tanpa ulasan pembukaan"), tetapi ini hanya digunakan apabila hurufnya akan sangat pendek, dan diperlakukan seperti permintaan maaf untuk keringkasan.
Komen Penutup
Komen penutup tentu saja sama pentingnya dengan komen pembukaan. Kata yang biasa dipasangkan dengan "Haikei" adalah "Keigu", yang secara kasar diterjemahkan ke dalam bahasa Inggeris "Hormat". Wanita kadang-kadang akan menggunakan "Kashiko" sebaliknya, kerana ia lebih formal. Perkataan dipasangkan dengan "Zenryaku" adalah "Sousou".
Ucapan Keigo
Bahasa Jepun mempunyai pengakhiran yang berlainan untuk kata-kata akar, masing-masing bergantung pada situasi dan kepada siapa yang anda bercakap. Bahasa-bahasa Asia adalah unik dari rakan-rakan Barat mereka dalam penggunaan keigo, atau ucapan penghormatan, untuk menyatakan rasa hormat kepada pihak yang lain. Dalam kes ini, pengakhiran perkataan akan berbeza, seperti menggunakan ending -desu dan bukannya lebih santai. Etika surat perniagaan menentukan bahawa anda cuba menggunakan bentuk tertinggi, paling sopan yang mungkin dalam keadaan tertentu sebagai penghormatan terhadap penerima.
Frasa Saham
Frasa saham umumnya dielakkan di Amerika, tetapi di Jepun mereka sebenarnya dijangka. Mengatakan sesuatu seperti "Bagaimana anda?" Mungkin seperti idea yang buruk pada surat perniagaan, tetapi walaupun anda menulis kepada VP pemasaran dalam sebuah syarikat besar, bertanya tentang kesihatan atau keluarga penerima dianggap sopan dan bijaksana isyarat. Ingatlah untuk menggunakan bentuk bahasa sopan setiap masa, walaupun bercakap tentang cuaca.
Meshi
A meshi adalah kad perniagaan Jepun, dan sesuatu yang mirip dengan lencana kehormatan di dunia pekerja gaji Jepun. Ritual keseluruhan mengikuti ia melibatkan tindakan menerima kad dengan kedua-dua tangan, dan penerima dijangka menyimpan kad di meja pada setiap masa semasa mesyuarat. Dalam surat perniagaan, jika anda tidak pernah bertemu dengan penerima sebelum ini, adalah ihsan untuk memasukkan meshi dengan huruf itu. Ini tidak perlu jika anda sebelum ini bertemu dengan penerima surat.
