Surat aduan berfungsi sebagai rekod tetap terhadap keluhan anda dengan individu atau organisasi. Surat yang ditulis dengan jelas menyatakan masalah yang anda hadapi dengan produk atau perkhidmatan tertentu dan resolusi yang diharapkan. Apabila menulis surat anda, angkat nada yang tenang dan profesional. Elakkan sebarang ancaman, peniruan yang tidak bermaruah, sindiran atau bahasa yang tidak sesuai. Dalam kebanyakan kes, anda menulis surat kepada individu yang tidak bertanggungjawab untuk masalah anda, tetapi dia boleh membantu dalam menyelesaikannya.
Alamat surat anda kepada orang tertentu. Jangan gunakan "Dear Sir" atau "Kepada Yang Boleh Dipertimbangkan." Telefon papan suis syarikat dan minta nama dan tajuk pengurus yang sesuai. Sahkan ejaan nama yang betul. Jika anda tidak dapat mengenal pasti nama, gunakan tajuk yang sesuai seperti "Pengurus Khidmat Pelanggan."
Gunakan pen dan kertas atau versi draf program pemprosesan kata anda untuk merakam semua butiran yang berkaitan dengan aduan anda. Sertakan maklumat seperti nama produk dan perihalan, nombor pesanan, nama jenama, nombor model, harga dan tarikh pembelian. Salinan semua dokumen yang berkaitan dengan aduan anda. Baca semula semua maklumat dan pastikan bahawa aduan anda adalah sah.
Mulakan surat dengan nota positif. Gunakan perenggan pertama untuk membincangkan beberapa aspek positif organisasi. Sebagai contoh, anda boleh menyebut kesetiaan anda dengan nama jenama atau sebarang urusan tertentu dengan kakitangan syarikat. Sebagai contoh, "Pada masa lalu, saya telah menikmati melawat kedai anda. Banyak rakan sekerja jualan menyambut saya dengan nama dan pergi keluar dari cara mereka untuk memastikan saya berpuas hati dengan pembelian saya."
Nyatakan sifat aduan anda dalam perenggan kedua. Sertakan semua maklumat yang dibaca oleh pembaca untuk memproses aduan anda. Sebagai contoh, "Di bawah syarat-syarat jaminan 30 hari saya, saya memulangkan monitor yang saya beli pada 7 Mac 2011, untuk $ 373.89. Enclosed adalah salinan resit." Jangan hantar salinan resit atau dokumen lain yang asal.
Gunakan perenggan ketiga untuk menyatakan dengan jelas harapan anda. Contohnya, "Sejak pembakar tidak berfungsi seperti yang ditunjukkan oleh pengilang, saya mengharapkan pengembalian dana penuh dan segera sebanyak $ 47.83 ditambah dengan pos yang saya bayar untuk pemulangan pembakar roti, saya akan menunggu selama empat minggu untuk menjawabnya Jika saya tidak mendengar dari anda, saya akan menghubungi Biro Perniagaan yang Lebih Baik."
Petua
-
Sertakan nama, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel anda. Tuliskan perenggan pendek dan simpan panjang surat ke satu halaman. Tanya rakan atau saudara yang dipercayai untuk membaca bukti surat anda. Di samping memeriksa kesalahan ejaan dan tatabahasa, dia mesti memastikan bahawa nada huruf itu sesuai.
