Resepsionis sering menjadi titik pertama hubungan pelanggan dan pelanggan bertemu apabila mereka memasuki tempat perniagaan anda atau bercakap apabila mereka memanggil. Kesan pertama penting, jadi mencari resepsionis dengan gabungan profesionalisme, kecekapan dan keramahan yang terbaik akan menuju ke arah mewujudkan perniagaan anda sebagai operasi yang baik.
Menanda aras Qualities
Syarikat pengurusan sumber manusia Kumpulan Rainmaker mengesyorkan mengambil pendekatan sistematik untuk mengenal pasti ciri-ciri utama penyambut tetamu yang berkualiti sebelum memulakan proses temuduga dan sewa. Kerana resepsionis biasanya titik pertama hubungan dari dunia luar, mesej yang dihantar oleh penyambut tetamu harus sejajar dengan imej korporat anda. Gaya tingkah laku, nilai dan motivasi kakitangan resepsi bersama-sama dengan orang-orang kemahiran dan kualiti peribadi sangat penting, menurut Rainmaker. Walaupun profesionalisme dan kompetensi sentiasa penting, kualiti peribadi yang diinginkan mungkin berbeza antara galeri seni dan firma undang-undang, contohnya.
Kelakuan yang dihargai
Walaupun imej korporat adalah penting, semua penyambut tetamu yang berkualiti berkongsi ciri-ciri tingkah laku tertentu yang menjadikan mereka ahli pasukan yang berkesan. Mula-mula, penyambut tetamu harus fokus kepada pelanggan - termasuk pelanggan yang juga rakan sekerja. Resepsionis juga harus menikmati bercakap dengan orang-orang, dan tidak minda gangguan yang kerap seperti panggilan telefon atau pelawat pejabat. Di samping itu, penyambut tetamu juga mesti dapat menjaga persekitaran kerja dengan teratur dan bersih; tetap teratur akan membantu apabila dia dipanggil untuk melakukan dua tugas sekaligus, kejadian biasa dalam penerimaan. Kemahiran komunikasi yang baik, termasuk keupayaan untuk menulis dan bercakap dengan jelas dan dengan tajuk yang betul, juga penting, menurut Genius Centre, organisasi sokongan perniagaan.
Motivasi diri
Resepsionis yang berkesan perlu memberi tumpuan kepada melakukan perkara dengan cara yang betul, menurut Rainmaker, dan dengan cara yang sesuai dengan budaya dan piawai syarikat. Bukan sahaja seorang penyambut tetamu perlu belajar dengan cepat bagaimana keadaan berfungsi, tetapi dia mesti memberi tumpuan untuk menyeimbangkan tugas dengan menguruskan masa sendiri dengan bijak. Belajar mengenai perniagaan, termasuk kerap menguasai tugas baru dan melengkapkan di mana yang paling diperlukan, menjadikan penyambut tetamu sebagai aset yang bernilai. Walaupun kemahiran ini tidak boleh menjadi sebahagian daripada deskripsi kerja rasmi, itu adalah kualiti yang menetapkan resepsi yang berkesan selain dari yang tidak berkesan.
Kemahiran peribadi
Resepsionis mesti bekerja dengan pengawasan yang sedikit dan harus membuat keputusan diplomatik, memberi tumpuan kepada pelanggan, seringkali di bawah tekanan, tanpa mendapat bulu mereka. Akibatnya, penyambut tetamu terbaik biasanya fleksibel dan mempunyai perancangan dan kemahiran organisasi yang cemerlang. Mereka juga bijak; ingatlah bahawa seorang pelanggan yang marah dapat mengambil perasaannya pada resepsionis terlebih dahulu, dan seorang penyambut tetamu yang mampu menenangkan kekecewaan dapat menyelamatkan pengurusan banyak sakit kepala. Oleh itu, sikap bijak yang baik adalah penting.
