Panggilan saringan adalah seni. Bukan sahaja anda perlu tahu panggilan yang hendak disiarkan dan yang perlu dilalui, tetapi anda mesti mempunyai persembahan yang cukup untuk memanggil semula panggilan secara lembut atau meminta pemanggil cuba lagi kemudian. Kemahiran yang diperlukan untuk tugas ini termasuk mempunyai keupayaan untuk mengambil mesej terperinci dan selebihnya teratur untuk memfailkan, susulan, atau mengedarkan mesej tersebut dengan cekap.
Dapatkan Maklumat Terpenting
Apabila menjawab panggilan, dapatkan maklumat yang penting dari pemanggil yang mungkin. Perhatikan nama dan syarikat pemanggil dan nama orang yang ditelefon. Cuba tentukan sifat panggilan itu. Cuma tanya, "Bolehkah saya memberitahu Encik X jenis panggilan anda?" Ini membantu anda menentukan sama ada Encik X akan mengambil panggilan.
Membuat Panggilan Penghakiman Bijak
Jika anda tahu bahawa Encik X tidak mengambil panggilan dari peguamcara, anda boleh dengan sopan memaklumkan pemanggil yang meminta ini dan menamatkan panggilan secara sopan. Sekiranya anda menerima panggilan sejuk daripada rakan perniagaan, tanya Encik X sama ada dia mahu membuat panggilan. Jika dia tidak, maka dengan sopan mengatakan Encik X tidak tersedia dan mengambil mesej terperinci.
Jangan Buat Janji Kosong
Jika anda tidak pasti sama ada orang yang ditelefon akan mengembalikan panggilan, jangan mengambil kebebasan untuk menjanjikan panggilan balik itu. Ingatlah apabila menelefon panggilan bahawa tugas anda adalah untuk mendapatkan sebanyak mungkin maklumat dari pemanggil. Apa yang berlaku di luar titik itu bukan kebimbangan anda. Panggilan penyaringan melibatkan hanya menelefon pemanggil yang telah diluluskan dan mengambil mesej untuk orang lain.
