Maklumat rahsia adalah sekeping data yang anda mahu menyimpan sepenuhnya, sama ada untuk perniagaan atau sebab peribadi. Sekiranya anda menghantar maklumat rahsia kepada pihak lain, ia adalah tindakan yang berisiko. Anda harus memastikan mesej rahsia seperti yang anda akan melindungi apa sahaja yang anda percaya mempunyai nilai yang tinggi.
Senario Biasa
Perniagaan biasanya menghantar maklumat rahsia kepada rakan usaha sama atau rakan sekerja yang lain mengenai projek rahsia. Salah satu contoh adalah jika satu syarikat sedang mempertimbangkan penggabungan dengan yang lain, perlu menyampaikan rencana yang dicadangkan dan tidak mahu pesaing tahu lagi. Satu lagi senario biasa di mana satu pihak perlu menghantar maklumat rahsia adalah jika seorang penulis filem mahu menghantar skrip yang tidak dirilis kepada pengarah. Majikan boleh menghantar tawaran pekerjaan rahsia kepada calon, atau calon boleh meminta supaya permohonannya bersifat peribadi. Dalam ketiga-tiga kes ini, adalah bijak untuk mengarang surat perlindungan kerahasiaan sebagai mukadimah kepada maklumat yang tertutup.
Mengapa Surat Penutup?
Apabila anda menghantar maklumat rahsia, sama ada melalui e-mel atau mel, anda risiko dipintas oleh pihak ketiga yang tidak dibenarkan. Tetapi, sekiranya maklumat itu sampai kepada penerimanya dengan selamat, anda masih berisiko mengambil risiko terhadap pihak penerima yang dimaksudkan untuk menguruskan maklumat tersebut dan menjaga ia secara peribadi. Anda boleh meminimumkan risiko dengan membuat surat lamaran yang memperkuat keinginan anda untuk kerahsiaan yang lengkap.
Apa yang perlu disertakan
Salah satu item pertama yang dimasukkan ke dalam surat sampul ialah label "Rahsia" atau "Peribadi dan Rahsia" yang dicetak dalam huruf tebal, huruf besar di atas atau secara langsung di atas badan surat itu. Ingatkan penerima secara umum apa yang dimaksudkan komunikasi, seperti "perbincangan yang kami baru-baru ini berkaitan dengan Projek X." Ekspresikan dengan jelas bahawa semua kandungan apa yang dibaca oleh penerima akan diadakan dalam kerahasiaan penuh - tidak ada pihak harus melihatnya kecuali penerima yang bernama secara jelas.
Pertimbangan lain
Sebelum menghantar dokumen rahsia kepada pihak lain dalam keadaan tertentu, adalah bijak untuk mendapatkan orang itu untuk meninjau dan menandatangani perjanjian penerangan (NDA) - terutamanya jika data tersebut sangat sulit. NDA mentakrifkan apa yang disertakan apabila anda merujuk kepada maklumat rahsia, kewajipan penerima dan sebarang garis masa tertentu untuk menjaga maklumat secara peribadi. Menegaskan kembali syarat-syarat utama perjanjian tidak tertutup di surat lamaran anda. Anda juga harus menyertakan salinan NDA yang ditandatangani di belakang huruf penutup juga.
