Audit kewangan tahunan diperlukan untuk semua firma yang dipegang secara terbuka. Banyak firma swasta, terutamanya yang menerima dana daripada pelabur, mesti juga menjalani audit tahunan. Bergantung kepada saiz dan kerumitan syarikat, audit kewangan mungkin berlaku selama beberapa bulan dan kos sejumlah besar wang. Proses tender audit bermula dengan permintaan tawaran. Firma audit memberikan tawaran tender audit, yang dikemukakan mengikut arahan yang terperinci dalam surat tender tender atau permintaan.
Dokumen Tender
Firma pengirim menghantar surat tender perkhidmatan audit kepada firma yang meminta tawaran. Syarat-syarat yang ditetapkan dalam dokumen termasuk had hanya satu tender per tender, proses kajian semula dan kelulusan garis masa, kelayakan dan kriteria pemilihan. Surat ini juga membincangkan lawatan tapak dan perbelanjaan tender berkaitan.
Menyediakan tender
Firma audit menyediakan dokumen tender, yang mesti mematuhi syarat-syarat tertentu dan mengandungi komponen tertentu seperti yang diminta oleh firma pengambilan berpotensi. Setiap proses mungkin mempunyai keperluan sendiri, tetapi secara umumnya, penender harus memasukkan draf kontrak. Kontrak ini harus merangkumi syarat am dan alamat sebarang syarat khas. Ia harus memberi penjelasan tentang terma yang dicadangkan dan memasukkan model tawaran kewangan untuk kerja audit projek.
Kelayakan
Tender audit firma itu harus merangkumi syarat-syarat pekerjaan, pengalaman ahli pasukannya dan perihal personil utama - biasanya pakar yang akan menjadi sebahagian daripada pasukan audit. Firma audit perlu menyediakan organisasi dan perihalan kaedah audit. Ini termasuk rasional, strategi, jadual audit dan bukti pengalaman yang relevan. Firma pengambilan mungkin memerlukan jumlah minimum audit yang telah siap sebelum ini yang serupa dengan skop atau sifat untuk keperluannya sendiri.
Menyerahkan Tawaran
Firma audit mesti mematuhi proses penyerahan tender rasmi. Tender mesti dimeteraikan dan dihantar seperti yang ditentukan oleh klien potensial. Masa penyerahan dan tarikh akan dikenalpasti dalam surat jemputan. Penender boleh mengemukakan variasi cadangan mereka, tetapi mereka mesti membungkus dan menutupnya secara berasingan, menandakan mereka dengan jelas sebagai variasi. Tender yang diterima selepas tarikh akhir yang dinyatakan biasanya tidak dipertimbangkan. Jika seseorang penender ingin mengubah atau menarik balik tendernya, ia mesti memberikan penjelasan bertulis, yang dihantar dengan cara yang sama seperti tender asal.
Menilai Tawaran
Apabila firma soliciting menerima tender, proses penilaian biasanya tetap sulit sehingga kerja audit dianugerahkan. Sekiranya firma soliciting itu merupakan entiti awam, tawaran tender itu boleh dibuka semasa mesyuarat awam, yang menghasilkan ringkasan butiran tender. Ini termasuk nama, harga, varian proposal dan maklumat lain yang dianggap relevan. Walaupun firma soliciting menilai tawaran, ia mungkin meminta penender untuk memberikan penjelasan mengenai perkara atau isu tertentu. Tender akan dikaji semula berdasarkan kriteria seperti pematuhan dengan pentadbiran, kelayakan dan keperluan teknikal. Penender yang memenuhi keperluan teknikal mungkin diminta untuk mengemukakan dokumen atau sampel teknikal tambahan. Akhirnya, tender akan menjalani penilaian kewangan di mana firma soliciting menilai tawaran kewangan terbaik.
Menjana Kontrak
Selepas pemilihan tender yang layak, anugerah akan dinyatakan secara bertulis dan dihantar kepada firma yang menang. Firma pembida yang tidak berjaya juga dimaklumkan, biasanya dengan butir-butir mengenai penawar yang menang, seperti harga yang dicadangkan dan nama firma. Notis itu juga akan menggariskan mengapa penawar yang tidak berjaya ditolak dan ambil perhatian tarikh akhir untuk memfailkan rayuan.
