Syarikat yang menjual produk atau bekalan keperluan secara tetap mesti mempunyai unit pembelian atau titik hubungan. Orang yang bertanggungjawab dalam proses ini dipanggil ejen pembelian. Sebelum memesan inventori untuk perniagaan, penting untuk memahami asas-asas pesanan dan proses pembelian.
Penilaian
Salah satu langkah pertama proses pesanan dan pembelian inventori adalah untuk menilai item yang mungkin dibeli oleh syarikat. Seorang pembeli yang bijak bimbang tentang kualiti apabila ia berkaitan dengan keperluan inventori. Beliau bertanggungjawab untuk memastikan bahawa syarikat itu tidak menerima produk yang dibuat dengan buruk atau bahan mentah yang salah. Oleh itu pembeli biasanya memerintahkan bahan, produk dan bekalan sampel untuk memastikan mereka memenuhi piawaian kualiti syarikat.
Buat Perjanjian
Setelah wakil pembelian memutuskan pada pembekal dan produk yang diperlukan, langkah seterusnya adalah untuk merundingkan perjanjian penjualan. Dalam perjanjian jualan, pembeli dan pengedar bersetuju dengan harga diskaun untuk item inventori dan terma pembayaran. Sebagai contoh "bersih 30" bermakna pembayaran adalah 30 hari selepas tarikh invois. Perjanjian itu juga menyenaraikan syarat dan peraturan untuk pulangan, pertukaran dan bayaran untuk kos pengangkutan.
Hantar Pesanan Pembelian
Langkah seterusnya adalah untuk pembeli menghantar pengedar, pemborong atau pengilang pesanan pembelian. Pesanan pembelian adalah komitmen untuk membeli barang, selagi penerima menyampaikannya. Pesanan pembelian menggariskan item yang tepat keinginan pembeli untuk inventori dan alamat untuk penghantaran. Ia juga menyenaraikan nombor pesanan pembelian, nombor akaun (yang diberikan oleh pengedar atau pengilang) dan ringkasan istilah kedua-dua pihak bersetuju.
Bayaran Invois
Syarikat pengedaran menerima dan memproses pesanan pembelian pembeli. Selepas penghantaran item kepada pembeli, pengedar kemudian mengeluarkan invois untuk meminta pembayaran. Invois mengandungi nombor pesanan pembelian, nombor akaun, alamat pembeli, keterangan barang-barang yang dihantar dan jumlah jumlah yang perlu dibayar. Invois juga menyenaraikan tarikh pengeluaran dan terma (seperti bersih 30, yang kena dibayar dalam tempoh 30 hari) supaya pembeli dapat menyerahkan pembayaran tepat pada waktunya.
